ΕΠΑΝΥΠΟΒΟΛΕΣ Α.Π.Δ. ΚΟΙΝΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΧΡΟΝΙΚΗΣ ΠΕΡΙΟΔΟΥ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ 1/02 – 8/03

Επανυποβολές A.Π.Δ. κοινών επιχειρήσεων χρονικής περιόδου απασχόλησης 1/2002 – 8/2003, που υποβλήθηκαν σε έντυπη μορφή, σε μαγνητικό μέσο ή μέσω INTERNET.

(Αριθ. Πρωτ. Γ99/1/305/14.10.2003)Σας ενημερώνoυμε, ότι όπως προέκυψε από την μηχανογραφική επεξεργασία των Α.Π.Δ. κοινών επιχειρήσεων από το Κ.Επ., που υποβλήθηκαν από τους εργοδότες για χρονική περίοδο απασχόλησης 1/2002 – 8/2003, σε μαγνητικό μέσο ή μέσω INTERNET, σε πολλές περιπτώσεις παρατηρήθηκαν προβλήματα ή παραλείψεις που εντοπίζονται στη δομή των αρχείων τους ή των δεδομένων τους, με συνέπεια οι υποβληθείσες Α.Π.Δ. να μην είναι αναγνώσιμες και το περιεχόμενό τους μη επεξεργάσιμο.

Επιπλέον προβλήματα εντοπίστηκαν και:

• σε περιορισμένο αριθμό χειρόγραφων Α.Π.Δ. οι οποίες είχαν συνταχθεί σε έντυπο, με μορφή μη προβλεπόμενη από το Νόμο, με συνέπεια το έντυπο αυτό να μην είναι αποδεκτό και άρα μη επεξεργάσιμο

• σε ΑΠΔ που υποβλήθηκαν μέσω Intemet με την αποστολή αρχείου, αφού τα στοιχεία που δήλωσαν οι εργοδότες ότι απέστελλαν κατά τη σύνδεσή τους ως

mστοποιημένοι χρήστες δεν συμφωνούν με τα στοιχεία των αρχείων που τα απέστειλαν τελικά. Συγκεκριμένα παρατηρήθηκαν οι ακόλουθες περιπτώσεις:

•Εργοδότες δήλωναν ότι αποστέλλουν την ΑΠΔ π.χ. του 09/2002 και το αρχείο: που έστελναν περιείχε την ΑΠΔ του 08/2002

• Εργοδότες δήλωναν ότι αποστέλλουν την κανονική (τύπος 01) Δήλωση του 10/2002 και στο αρχείο ως τύπος δήλωσης αναφερόταν 02 – Έκτακτη :

• Εργοδότες με ΑΜΕ ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ που κατά τη σύνδεσή τους με το σωστό κωδικό (user name και ΡΙΝ) δήλωναν ότι υποβάλλουν την ΑΠΔ π.χ. του 11/2002 με κωδικό τύπου Δήλωσης 01-κανονική έστελναν αρχείο που περιείχε την ΑΠΔ ενός άλλου εργοδότη (δηλ. άλλου ΑΜΕ). Το λάθος αυτό παρατηρείται κατά κύριο λόγο στις ΑΠΔ που υποβάλλονται από λογιστικά γραφεία και οφείλεται στην αποστολή ενός αρχείου για λογαριασμό π.χ. ενός ι εργοδότη Χ, ενώ στην πραγματικότητα το αρχείο αφορά άλλον εργοδότη, πελάτη του ίδιου λογιστικού γραφείου.

Προκειμένου να διορθωθούν τα παραπάνω λάθη στους εργοδότες που :

περιλαμβάνονται στις καταστάσεις που σας αποστέλλονται, στάλθηκε ατομική επιστολή – πρόσκληση, μέσω υπηρεσίας ταχυμεταφοράς, που τους ενημερώνει για το είδος των λαθών που παρατηρήθηκαν στην/στις Α.Π.Δ. τους, της/των συγκεκριμένης/νων μισθολογικής/νών και τις οποίες και πρέπει να επανυποβάλουν, υποχρεωτικά με τύπο δήλωσης 03-επανυποβολή.

Η επανυποβολή θα πρέπει να γίνει εντός δέκα (10) εργασίμων ημερών από την παραλαβή της σχετικής επιστολής από τους εργοδότες.

Η επανυποβολή, ανάλογα με την νομική μορφή του Εργοδότη, μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε χειρόγραφα ή με μαγνητικό μέσο στο αρμόδιο Υποκ/μα ΙΚΑ, είτε μέσω INTERNET, εφόσον είναι πιστοποιημένοι χρήστες.

Eπισημαίνεται, ότι αρμόδιο Υποκ/μα του IΚΑ για την παραλαβή των Α.Π.Δ. που θα επανανυποβληθούν, είναι το Υποκ/μα στην ασφαλιστική περιοχή του οποίου έχει έδρα ο εργοδότης κατά την στιγμή της επανυποβολής. Ενδέχεται κάποιος εργοδότης να μην είναι καταχωρημένος στις καταστάσεις που σας αποστάλησαν, λόγω πρόσφατης μεταφοράς της έδρας της επιχείρησής του και μη ενημέρωσης με τη μεταβολή αυτή του Ηλεκτρονικά Τηρούμενου Μητρώου Εργοδοτών. Στις περιπτώσεις αυτές, οι επανυποβληθείσες ΑΠΔ παραλαμβάνονται από το Υποκατάστημα στην ασφαλιστική περιοχή του οποίου έχει έδρα ο εργοδότης κατά την στιγμή της επανυποβολής, υπό την προϋπόθεση βέβαια ότι έχει γίνει η απαιτούμενη Δήλωση Μεταβολής. Εάν αυτό δεν έχει γίνει, θα πρέπει να υποδειχθεί στον εργοδότη η άμεση υποβολή της Δήλωσης Μεταβολής στο αρμόδιο Υπο-κατάστημα.

Σας γνωρίζουμε ότι προσωρινά εξαιρέθηκαν (και μέχρι αποκατάστασης των προβλημάτων τους), από τις συνημμένες καταστάσεις οι Δημόσιες Υπηρεσίες και τα ΝΠΔΔ που έχουν παραρτήματα και έχουν υποβάλει προβληματικές ΑΠΔ λόγω των προβλημάτων που ανέκυψαν σχετικά με τον εντοmσμό των παραρτημάτων τους, εξαιτίας της δυνατότητας που έχει δοθεί στους εν λόγω Εργοδότες για πολλαπλή περιφερειακή υποβολή Α.Π.Δ..

Οι επισυναπτόμενες καταστάσεις είναι τριών ειδών. Η πρώτη αφορά στους Εργοδότες που υπέβαλαν Α. Π.Δ. σε έντυπη μορφή, η δεύτερη με μαγνητικό μέσο ή Intemet και

το αρχείο τους παρουσίαζε προβλήματα αναγνωσιμότητας ή/και επεξεργασίας και τέλος η τρίτη στους εργοδότες που υπέβαλαν ΑΠΔ μέσω Internet (αποστολή αρχείου) και τα στοιχεία του αρχείου (ΑΜΕ, περίοδος υποβολής και τύπος δήλωσης) διαφέρουν από αυτά δήλωσε ο εργοδότης κατά τη σύνδεσή του με τη χρήση του usename και του ΡΙΝ. Για κάθε εργοδότη παρατίθενται στοιχεία ταυτοποίησής του, η μισθολογική περίοδος για την οποία απαιτείται επανυποβολή, ο τύπος της αρχικής υποβληθείσας Α.Π.Δ., οι κωδικοί λαθών και ανά Α.Π.Δ. η περιγραφή τους.

Οι παραπάνω πληροφορίες, περιέχονται και στην αποσταλείσα επιστολή προς τους εργοδότες, όπου σε συν/νο παράρτημα γίνεται ειδική αναφορά για τα συγκεκριμένα λάθη που παρατηρήθηκαν και πρέπει να διορθωθούν.

Η παραλαβή των Α.Π.Δ. που επανυποβάλλονται στο Υποκ/μα θα γίνεται από τις ίδιες θέσεις που παραλαμβάνονται και Α.Π.Δ. όλων των τύπων δήλωσης, αλλά θα καταχωρούνται σε ξεχωριστό έντυπο. Κατά την παραλαβή θα πρέπει να ζητάτε από τον Εργοδότη την επίδειξη της αποσταλείσας σε αυτούς επιστολής πρόσκλησης για επανυποβολή και να ελέγχετε ότι η επανυποβολή γίνεται με το σωστό τύπο Δήλωσης 03 – επανυποβολή, το προβλεπόμενο κατά περίπτωση μέσο (χειρόγραφη ή μαγνητική μορφή) και για την/τις χρονικές περιόδους που ζητήθηκε.

Κατ’ εξαίρεση στις περιπτώσεις που ένας εργοδότης δεν παρέλαβε την επιστολή κλήσης για επανυποβολή αλλά μέσω προσωπικής του επικοινωνίας με το Help Desk ενημερώθηκε για την υποχρέωσή του να επανυποβάλει ή στις περιπτώσεις που την παρέλαβε μεν αλλά δεν την προσκομίζει κατά την προσέλευσή του στο Υποκατάστημα, εσείς θα πρέπει να παραλαμβάνετε τις ΑΠΔ που επανυποβάλει ο εργοδότης, αφού προηγουμένως ελέγξετε την κατάσταση για να βεβαιωθείτε ότι ο εν λόγω εργοδότης συμπεριλαμβάνεται σ’ αυτήν και ότι οι επανυποβαλόμενες ΑΠΔ αφορούν στο σύνολο των χρονικών περιόδων που απαιτείται.

Η αποστολή των επανυποβληθεισών ΑΠΔ από το Υποκ/μα στο Κεπ θα γίνεται ξεχωριστά και κατά προτεραιότητα το αργότερο μέχρι την 14η Νοεμβρίου 2003.

Κλείνοντας θα θέλαμε να τονίσουμε, ότι ο έλεγχος τήρησης των στοιχειωδών προϋποθέσεων παραλαβής Α.Π.Δ. που καθορίζονται από εγκυκλίους και γενικά έγγραφα, (μορφή πρωτότυπου εντύπου με αριθμό τυποποίησης 120398067, πλήρη στοιχεία στην ετικέτα του μαγνητικού μέσου), εξασφαλίζει την δυνατότητα επεξεργασίας από το Κ.Επ. και ελαχιστοποιεί την εργασία που καλείστε να εκτελέσετε στη συνέχεια και η οποία συνοψίζεται σε επικοινωνία με τον εργοδότη, παραλαβή επανυποβολών, διόρθωση λαθών κ.λ.π.