Διευκρινίσεις για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών.ΣΧΕΤ: Εγκύκλιες 42/05, 48/05, 53/05, 58/05

Ακολουθεί η µε αριθµ. ΔΙΑΔΠ/Α/14701/22.7.05 Εγκύκλιος του
ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α., η Γ.Γ.Κ.Α., η οποία εκδόθηκε µετά από καταγγελίες για
την µη εφαρµογή των διατάξεων (Ν.3242/04, Κ.Υ.Α., Υ.Α.) της
αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών από τις καθ΄ ύλην αρµόδιες
υπηρεσίες.

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ, ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ
ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Δ/ΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ
ΤΜΗΜΑ ΜΕΘΟΔΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ

Αθήνα 22 Ιουλίου 2005 Αριθµ. Πρωτ.: ΔΙΑΔΠ/Α/14701
Θέµα : «Διευκρινίσεις για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών»

Με αφορµή καταγγελίες προς την Υπηρεσία µας για την µη εφαρµογή των
διατάξεων της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δικαιολογητικών από τις καθ’
ύλη αρµόδιες υπηρεσίες και µετά από καταγραφή των δυσλειτουργιών που
έχουν διαπιστωθεί σχετικά, επισηµαίνουµε τα παρακάτω:

ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΕΙΣ:

1.- Έχει διαπιστωθεί ότι πολλές υπηρεσίες προβάλλουν ως λόγο για
την µη εφαρµογή των ΚΥΑ που αφορούν την αυτεπάγγελτη αναζήτηση
δικαιολογητικών, την έλλειψη εξοπλισµού, την µη επαρκή στελέχωσή
τους, την ύπαρξη ειδικού καθεστώτος διεκπεραίωσης διοικητικών
διαδικασιών, ακόµη και την άποψη ότι µερικές από τις διαδικασίες που
διεκπεραιώνουν δεν αποτελούν διοικητική πράξη.

Είναι προφανές ότι τα επιχειρήµατα αυτά δεν δικαιολογούν τη µη
εφαρµογή από τις αρµόδιες υπηρεσίες της αυτεπάγγελτης αναζήτησης
δικαιολογητικών και κατά συνέπεια, ως στερούµενα ουσιαστικού
περιεχοµένου, δεν αποτελούν σε καµιά περίπτωση άλλοθι για την
µετακύλιση της υποχρέωσης αναζήτησης του συγκεκριµένου
δικαιολογητικού στον πολίτη.

2.- Εξ’ άλλου Υπηρεσίες αρµόδιες για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση
δικαιολογητικών προτείνουν να παρέχουν εξουσιοδότηση σε άλλη
υπηρεσία ή στα ΚΕΠ για την αναζήτησή των δικαιολογητικών αυτών.

Τονίζεται ότι παρόµοια δυνατότητα δεν προβλέπεται και δεν προκύπτει
από καµία διάταξη και για καµία διαδικασία. Εποµένως, είναι
υποχρεωµένοι να προβαίνουν οι ίδιες στην αυτεπάγγελτη αναζήτηση των
δικαιολογητικών.

3.- Επειδή πολλοί φορείς εκφράζουν την επιφύλαξη για το κατά πόσο
εµπίπτουν στις εν λόγω διατάξεις, ή προβάλλουν ως λόγο για την µη
εφαρµογή τους την άποψη ότι δεν υπόκεινται στο πεδίο εφαρµογής τους.
Διευκρινίζεται, ότι σύµφωνα µε όσα ορίζονται στις διατάξεις του Ν.
3242/04, το πεδίο εφαρµογής των διατάξεων της αυτεπάγγελτης
αναζήτησης δικαιολογητικών εκτείνεται στους φορείς του Δηµοσίου, τα
ΝΠΔΔ και τους ΟΤΑ α’ και β’ βαθµού.

4.- Είναι αναγκαίο να αναφερθούµε σε καταγγελίες πολιτών, αλλά και
υπαλλήλων των ΚΕΠ, σύµφωνα µε τις οποίες πολλές υπηρεσίες
αποθαρρύνουν τους πολίτες από την άσκηση του δικαιώµατός τους για
αυτεπάγγελτη αναζήτηση των δικαιολογητικών, µε την δικαιολογία ότι
θα καθυστερήσει η διεκπεραίωση της υπόθεσής τους.

Είναι σαφές, ότι παρόµοιες συµπεριφορές θεωρούνται απαράδεκτες,
καθώς αποτελούν τροχοπέδη στην όλη προσπάθεια για την καταπολέµηση
γραφειοκρατικών πρακτικών, αναβάθµιση της ποιότητας των παρεχοµένων
υπηρεσιών της Διοίκησης και απεµπλοκής του πολίτη από αυτές.

ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΑΥΤΕΠΑΓΓΕΛΤΗΣ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΩΝ
ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ

1. Αυτεπάγγελτη αναζήτηση αρνητικής ή καταφατικής δήλωσης σε
αντικατάσταση του φυσικού τύπου του αντιγράφου ποινικού µητρώου
(γενικής ή δικαστικής χρήσης)

Α.- Έχει διαπιστωθεί ότι σε πολλές υπηρεσίες επικρατεί άγνοια
αναφορικά µε τα αδικήµατα, η παράβαση των οποίων αποτελεί κώλυµα για
την διεκπεραίωση διοικητικών πράξεων της αρµοδιότητάς τους.

Είναι εποµένως, αναγκαίο να αντιµετωπιστεί το θέµα άµεσα µε την
καταγραφή από όλες τις υπηρεσίες των συγκεκριµένων διατάξεων
ποινικού χαρακτήρα και των αδικηµάτων, που αποτελούν κώλυµα για
συγκεκριµένες διαδικασίες, ώστε το Αυτοτελές Τµήµα Ποινικού Μητρώου
να είναι σε θέση να δώσει σαφείς απαντήσεις σε συγκεκριµένα
ερωτήµατα και να αποφεύγονται καθυστερήσεις που µόνο σε επιπλέον
ταλαιπωρία και σύγχυση του πολίτη οδηγούν.

Β.- Οποιαδήποτε απαίτηση υπηρεσιών για υποβολή αντιγράφου ποινικού
µητρώου από τον πολίτη βρίσκεται σε πλήρη αντίθεση µε τις διατάξεις
του Ν. 3242/04 και της αριθµ. 2458/2005 (ΦΕΚ 267/Β΄) ΚΥΑ που έχει
εκδοθεί κατ’ εξουσιοδότησή του.

Γ.- Επιπλέον η επίκληση προγενέστερων κανονιστικών διατάξεων δεν
επιτρέπεται, καθώς χαρακτηρίζεται ως µη σύννοµη.

Δ.- Τα αιτήµατα που υποβάλλονται για εξαίρεση υπηρεσιών από την
αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών δεν γίνονται αποδεκτά,
δεδοµένου ότι η εξαίρεση αυτή αποτελεί ανασταλτικό παράγονται για
την εφαρµογή του ολοκληρωµένου προγράµµατος που προωθείται κατά της
γραφειοκρατίας µε σκοπό την δηµιουργία µιας αποτελεσµατικής και
αποδοτικής Δηµόσιας Διοίκησης.

2. Αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικού στρατολογικής κατάστασης
τύπου Α΄ και Β΄.

Α.- Μετά από συνεργασία µε το Υπουργείο Εθνικής Άµυνας διαπιστώθηκε
ότι δεν έχουν αναζητηθεί αυτεπάγγελτα πιστοποιητικά στρατολογικής
κατάστασης τύπου Α΄ και Β΄ από καµία υπηρεσία.

Σας ενηµερώνουµε ότι το αµέσως προσεχές χρονικό διάστηµα, θα
ζητηθούν στοιχεία για την εφαρµογή του µέτρου της αυτεπάγγελτης
αναζήτησης, όπως για παράδειγµα, αριθµός εγγράφων που ζητήθηκαν,
τήρηση προθεσµιών κ.λ.π., προκειµένου να διαπιστωθεί η
αποτελεσµατικότητά του.

Β.- Διαπιστώθηκε, επίσης, ότι οι Α/θµιες Υγειονοµικές Επιτροπές των
Νοµαρχιακών Αυτοδιοικήσεων, οι οποίες εµπίπτουν στην εποπτεία του
Υπουργείου Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης προκειµένου να εκδώσουν
σχετικές βεβαιώσεις υγείας, ζητούν την κατάθεση πιστοποιητικού
στρατολογίας από τους πολίτες, αρνούµενοι να το αναζητήσουν
αυτεπάγγελτα.
Σηµειώνεται ότι η υποβολή του πιστοποιητικού στρατολογίας τύπου Α΄
και Β΄, εφόσον προκύπτει από συγκεκριµένη διάταξη, πρέπει να
αναζητείται από τις υγειονοµικές επιτροπές αυτεπάγγελτα και όχι από
τους πολίτες.

3. Αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών αρµοδιότητας του ΥΠΕΣΔΔΑ

Α.- Το προφορικό αίτηµα σχολείων της Α/θµιας και Β/θµιας Εκπαίδευσης
για εξαίρεσή τους από αυτεπάγγελτη αναζήτηση του πιστοποιητικού
γέννησης για την εγγραφή µαθητών σε αυτά, δεν µπορεί να γίνει
αποδεκτό, καθώς εµπίπτουν σαφώς στο πεδίο εφαρµογής των διατάξεων
του Ν. 3242/04.

Ως εκ τούτου το αρµόδιο Υπουργείο Εθνικής Παιδείας και Θρησκευµάτων
παρακαλείται να προχωρήσει στις απαιτούµενες ενέργειες ώστε να
ενηµερωθούν πλήρως όλα τα σχολεία της Χώρας.

Β.- Ανάλογο αίτηµα Αστυνοµικών Τµηµάτων για την εξαίρεσή τους από
την αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικού γέννησης κατά την
διαδικασία έκδοσης δελτίου αστυνοµικής ταυτότητας επίσης δεν µπορεί
να γίνει αποδεκτό για τους λόγους που έχουν ήδη προαναφερθεί.

Και στην περίπτωση αυτή παρακαλείται το Υπουργείο Δηµόσιας Τάξης –
Δ/νση Κρατικής Ασφάλειας – Τµήµα Ταυτοτήτων, να δώσει σχετικές
οδηγίες στα κατά τόπους αρµόδια Αστυνοµικά Τµήµατα.

ΑΥΤΕΠΑΓΓΕΛΤΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ ΑΠΟ ΤΑ ΚΕΝΤΡΑ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ
ΠΟΛΙΤΩΝ (ΚΕΠ)

Κρίνεται αναγκαίο να διευκρινιστούν όσον αφορά την εµπλοκή των ΚΕΠ
στην αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών τα εξής:

1. Τα ΚΕΠ σε καµιά περίπτωση δεν µπορούν να εξουσιοδοτηθούν από τις
υπηρεσίες που είναι αρµόδιες για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση
δικαιολογητικών να τα αναζητήσουν για λογαριασµό τους, όπως έχει ήδη
προαναφερθεί.

2. Τα ΚΕΠ εξακολουθούν να αναζητούν τα εν λόγω δικαιολογητικά τα
οποία έχουν ενταχθεί στο πλαίσιο της αυτεπάγγελτης αναζήτησης µόνο
στις περιπτώσεις που οι πολίτες τα χρειάζονται για άλλους λόγους
(π.χ. πρόσληψή τους σε ιδιωτικές εταιρείες κ.λπ.) ή για όσους δεν
επιθυµούν την αυτεπάγγελτη αναζήτησή τους.

ΠΙΝΑΚΑΣ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΑΝΑΖΗΤΟΥΝΤΑΙ ΑΥΤΕΠΑΓΓΕΛΤΑ

ΥΠΕΣΔΔΑ
1. Πιστοποιητικό γέννησης

2. Πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης

3. Πιστοποιητικό εγγραφής ανδρών στα µητρώα αρρένων

4. Αντίγραφο ή απόσπασµα ληξιαρχικής πράξης γέννησης

5. Αντίγραφο ή απόστασµα ληξιαρχικής πράξης γάµου

6. Αντίγραφο ή απόσπασµα ληξιαρχικής πράξης θανάτου

Υπουργείο Εθνικής Άµυνας
7. Πιστοποιητικό στρατολογικής κατάστασης τύπου Α΄ και Β΄

Υπουργείο Δικαιοσύνης
8. Αρνητική ή καταφατική δήλωση της ποινικής κατάστασης σε
αντικατάσταση του φυσικού τύπου του αντιγράφου ποινικού µητρώου
γενικής ή δικαστικής χρήσης.

Υπουργείο Εµπορικής Ναυτιλίας
9. Βεβαίωση προϋπηρεσίας πρώην Μονίµων Πολιτικών Υπαλλήλων και
Εκπαιδευτικών, πρώην πολιτικών υπαλλήλων και εκπαιδευτικών µε σχέση
εργασίας ΙΔΑΧ και πρώην εκπαιδευτικών και διοικητικών υπαλλήλων µε
σχέση εργασίας ΙΔΟΧ

10. Βεβαίωση αποδοχών συνταξιούχων του δηµοσίου ή όχι (πρώην
στελεχών ΛΣ και πολιτικών υπαλλήλων

11. Βεβαίωση παρακρατούµενου φόρου µισθοδοσίας

12. Βεβαίωση θαλάσσιας υπηρεσίας

13. Βεβαίωση ασφάλισης ή µη στον Οίκο Ναύτου

14. Βεβαίωση διαγραφής από τον Οίκο Ναύτου

Υπουργείο Αγροτικής Ανάπτυξης και Τροφίµων
15. Βεβαίωση συµµετοχής στο πρόγραµµα της Εξισωτικής Αποζηµίωσης για
την Εφορία

16. Βεβαίωση εγγραφής στο µητρώο Αγροτών (για τους αρχηγούς
εκµεταλλεύσεων και για τα µέλη-αγρότες)

17. Βεβαίωση απόσταξης σταφυλιών

18. Βεβαίωση της ιδιότητας νεοεισερχοµένου Νέου Γεωργού, Γεωργού
(αφορά όσους έχουν ενταχθεί στο πρόγραµµα Νέων Γεωργών και δεν έχει
παρέλθει 10ετία από την ένταξή τους καθώς και όσους έχουν ενταχθεί
µε Σχέδιο βελτίωσης και δεν έχει παρέλθει 5ετία)

19. Βεβαίωση συµµετοχής στο ΟΣΔΕ Εκτάσεις

20. Βεβαίωση µε το ποσό επιδότησης της τελευταίας χρονιάς
(αιγοπρόβατα)

21. Βεβαίωση µε το ποσό επιδότησης της τελευταίας πενταετίας
(αιγοπρόβατα)

22. Βεβαίωση για το ποσό οικονοµικής ενίσχυσης (ελαιόλαδο)

23. Βεβαίωση εγγραφής στο σύστηµα Γεωγραφικών πληροφοριών
(ελαιόλαδο)

24. Βεβαίωση σχετικές µε τις άδειες λειτουργίας των εγκαταστάσεων
τροφίµων

25. Βεβαιώσεις προϋπηρεσίας για µόνιµο, εποχικό και πρακτικής
άσκησης προσωπικού

26. Βεβαιώσεις αποδοχών µονίµου, εποχικού και πρακτικής άσκησης
προσωπικού

Υπενθυµίζουµε ότι το σύνολο του πληροφοριακού υλικού που αφορά στην
αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών είναι διαθέσιµο από την
ιστοσελίδα της ΓΓΔΔ&ΗΔ στη διεύθυνση www.gspa.gr στη διαδροµή
Δηµόσια Διοίκηση > Εκσυγχρονισµός > Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση
Δικαιολογητικών.
Τα Υπουργεία παρακαλούνται να κοινοποιήσουν την παρούσα στις
Υπηρεσίες και τα ΝΠΔΔ που εποπτεύουν και να φροντίσουν για την πιστή
και άµεση εφαρµογή του ν. 3242/04.
Η Διεύθυνση ΟΤΑ του ΥΠΕΣΔΔΑ παρακαλείται να κοινοποιήσει και να
εποπτεύσει την πιστή εφαρµογή της εγκυκλίου από τις Νοµαρχιακές
Αυτοδιοικήσεις, τους Δήµους και τις Κοινότητες.

Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ
ΑΠΟΣΤΟΛΟΣ ΑΝΔΡΕΟΥΛΑΚΟΣ