6084/2020
Μετάβαση στις νέες διατάξεις του ν.4635/19 περί ελέγχου νομιμότητας πράξεων και στοιχείων των ΑΕ

Αθήνα, 20/01/2020
Αριθ. Πρωτ. : 6084 – 20/01/2020

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΚΑΙ ΕΠΕΝΔΥΣΕΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΕΜΠΟΡΙΟΥ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΚΑΤΑΝΑΛΩΤΗ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΓΟΡΑΣ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ
ΤΜΗΜΑ ΕΤΑΙΡΙΚΟΥ ΔΙΚΑΙΟΥ ΚΑΙ ΓΕΜΗ

Ταχ. Δ/νση: Πλατεία Κάνιγγος
Ταχ. Κώδικας: 10181
Πληροφορίες: B. Αναστασοπούλου
Τηλέφωνο:210 3893461
Fax:210 3838981
Email:companylaw@gge.gr

ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ

ΘΕΜΑ: «Μετάβαση στις νέες διατάξεις του ν.4635/19 περί ελέγχου νομιμότητας πράξεων και στοιχείων των ΑΕ»

Σας ενημερώνουμε ότι σύμφωνα με τις διατάξεις του ν. 4635/2019 (Α’ 167) η αρμοδιότητα της άσκησης ελέγχου νομιμότητας επί των πράξεων και των στοιχείων των Ανωνύμων Εταιρειών, όπως προβλέπεται στις διατάξεις του άρθρου 9 του ν. 4548/2018 (Α’ 104) καθώς και η σχετική αρμοδιότητα της άσκησης ελέγχου νομιμότητας επί των πράξεων και των στοιχείων των εταιρικών μετασχηματισμών του ν.4601/2019 (Α’ 44) όταν σε αυτές εμπλέκεται ο νομικός τύπος της ανώνυμης εταιρείας μεταφέρεται από τις Περιφερειακές Ενότητες της χώρας στις ΥΓΕΜΗ των Επιμελητηρίων.

Συγκεκριμένα, στο άρθρο 116 του ν. 4635/2019 προβλέπονται τα εξής: «όπου στον ν. 4548/2018 και στον ν. 4601/2019 γίνεται αναφορά σε έλεγχο νομιμότητας, έλεγχο πληρότητας, έγκριση ή εγκριτική απόφαση Περιφέρειας, Περιφερειακής Ενότητας ή του Περιφερειάρχη νοείται πλέον έλεγχος της αρμόδιας για τον υπόχρεο ΥΓΕΜΗ και απόφαση του Προϊστάμενου αυτής»». Επίσης, στο ίδιο άρθρο αναφέρεται ότι «η ισχύς των άρθρων 85-116 αρχίζει τρεις μήνες από τη δημοσίευση του παρόντος».

Συνεπώς, σύμφωνα με τα ανωτέρω από τις 31-01-2020 οι Υπηρεσίες των ΠΕ θα πάψουν να ασκούν έλεγχο νομιμότητας των πράξεων των Α.Ε. και των μετασχηματισμών και στο εξής, τόσο ο έλεγχος νομιμότητας και πληρότητας, όσο και η καταχώριση στο ΓΕΜΗ θα πραγματοποιείται εξ’ ολοκλήρου από τις ΥΓΕΜΗ των Επιμελητηρίων.

Για την ομαλή μετάβαση στο νέο καθεστώς και την αλλαγή της προϊσχύουσας διαδικασίας, παρακαλούμε για τα εξής:

1. ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΕΚΚΡΕΜΩΝ ΑΙΤΗΣΕΩΝ & ΠΡΟΣΑΡΜΟΓΗ Π/Σ ΓΕΜΗ

α. Όλα τα αιτήματα που αφορούν σε αιτήσεις καταχώρισης πράξεων και στοιχείων Α.Ε. για τις οποίες απαιτείται έλεγχος νομιμότητας και υποβλήθηκαν από τους υπόχρεους έως τις 30-01-2020, θα πρέπει να διεκπεραιωθούν υποχρεωτικά από τις αρμόδιες Υπηρεσίες των ΠΕ και ο έλεγχος νομιμότητας να πραγματοποιηθεί σύμφωνα με το άρθρο 9 του ν. 4548/2018.
β. Οι ΠΕ της Χώρας οφείλουν να προβούν στους σχετικούς ελέγχους νομιμότητας ως ανωτέρω αναφέρεται και στην έκδοση πράξεων το αργότερο έως την 20-02-2020. Σε κάθε περίπτωση και δεδομένου ότι οι εν λόγω Υπηρεσίες στερούνται ικανού αριθμού προσωπικού λόγω μετακινήσεων σε άλλες Υπηρεσίες η εν λόγω ημερομηνία παρατείνεται ειδικά μέχρι και την 31η Μαρτίου 2020.
γ. Οι ΠΕ δεν νομιμοποιούνται να αποστείλουν τις εκκρεμείς αιτήσεις μετά το πέρας της ανωτέρω προθεσμίας στις ΥΓΕΜΗ καθόσον η σχετική αρμοδιότητα που τους είχε ανατεθεί από τις διατάξεις του ν.3419/2005 & 4548/2018 πρέπει να εκτελεσθεί και ολοκληρωθεί.
δ. Σε κάθε περίπτωση η Κεντρική Υπηρεσία ΓΕΜΗ της ΚΕΕΕ θα πρέπει από την 01-04-2020 να έχει ενεργοποιήσει τις πρόνοιες της παρ.6 του άρθρου 103 του ν.4635/2019 στις περιπτώσεις των υπόχρεων που δεν ανταποκρίνονται στα αιτήματα των Υπηρεσιών ΓΕΜΗ για την καταχώριση πράξεων και στοιχείων που δεν καλύπτουν τις απαιτήσεις του νόμου προς καταχώριση.
ε. Αιτήσεις που υπάγονται στο καθεστώς ελέγχου νομιμότητας του άρθρου 9 του ν.4548/2018 και που θα υποβληθούν από τους υπόχρεους από την 31-01-2020 και μετά καταλαμβάνονται από τις διατάξεις πλέον του ν.4635/2019 καθώς η σχετική αρμοδιότητα των Π.Ε. από την ημερομηνία εκείνη και μετά καταργείται. Οι ΥΓΕΜΗ των Επιμελητηρίων της χώρας θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικές στις περιπτώσεις τις οποίες εκκρεμούν σχετικές αιτήσεις νομιμότητας στις Π.Ε. και οι οποίες πιθανόν να μην έχουν ολοκληρώσει τον σχετικό έλεγχο.
στ. Οι ΠΕ της χώρας οφείλουν να ολοκληρώσουν κάθε εκκρεμότητα στο Πληροφορικό Σύστημα ΓΕΜΗ που δεν περιλαμβάνεται στα ανωτέρω αναφερόμενα έως και την 30-04-2020 μετά το πέρας της οποίας οι κωδικοί χρηστών Π/Σ ΓΕΜΗ ανακαλούνται.

2. ΘΕΜΑΤΑ ΑΡΧΕΙΟΥ ΑΝΩΝΥΜΩΝ ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ ΤΩΝ ΠΕ ΤΗΣ ΧΩΡΑΣ

Το αρχείο των ΑΕ που τηρείται στις Υπηρεσίες των ΠΕ και αφορά τα έτη 2000-2011 (ημερομηνία κατά την οποία οι ΑΕ ολοκλήρωσαν την απογραφή τους στο ΓΕΜΗ) θα παραμείνει στις ΠΕ της χώρας μέχρι την έκδοση σχετικών οδηγιών από την Υπηρεσία μας για την οριστική τακτοποίηση του ζητήματος.

Πιο συγκεκριμένα οι ΠΕ της χώρας το διάστημα 01-04-2020 έως και 01-09-2020 θα πρέπει να ταξινομήσουν το σχετικό αρχείο στους φακέλους των εταιρειών και κάθε έγγραφο, πράξη ή και στοιχείο να είναι διαθέσιμο και τοποθετημένο σε αυτούς.

Δεδομένου ότι η υποχρέωση διατήρησης φυσικού φακέλου των ΑΕ μετά την πάροδο της εικοσαετίας παρέλκει σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 170 του ν.4548/20181 οι ΠΕ θα πρέπει να προβούν σε μία σειρά από ενέργειες προκειμένου να είναι δυνατή η καταστροφή του εν λόγω αρχείου σε μεταγενέστερο στάδιο. Πιο συγκεκριμένα όλες οι αρμόδιες Υπηρεσίες των ΠΕ θα πρέπει, το αργότερο έως τις 01-09-2020 να προβούν στην καταγραφή του αρχείου (αριθμός εταιρειών, φακέλων κ.ο.κ.) και να παραδώσουν το σχετικό πρωτόκολλο καταγραφής στην αρμόδια Υπηρεσία ΓΕΜΗ με ταυτόχρονη κοινοποίηση στην Υπηρεσία μας.

Μετά την συγκέντρωση του συνόλου των σχετικών εγγράφων από όλες τις Υπηρεσίες των ΠΕ της χώρας η Υπηρεσία μας θα προβεί στην έκδοση νεότερων οδηγιών για την συνολική ρύθμιση του αρχειακού υλικού που θα διαχωριστεί σε προς καταστροφή αρχειακό υλικό και προς αποθήκευση αρχειακό υλικό.

3. ΟΔΗΓΙΕΣ ΠΡΟΣ ΥΓΕΜΗ ΕΠΙΜΕΛΗΤΗΡΙΩΝ

Οι αρμόδιες ΥΓΕΜΗ των Επιμελητηρίων οι οποίες από τις 31-01-2020 θα είναι οι αποκλειστικά αρμόδιες για τον έλεγχο νομιμότητας των πράξεων και στοιχείων για τις Α.Ε., παρακαλούνται να φροντίσουν άμεσα για την στελέχωση των Τμημάτων ΥΓΕΜΗ, έτσι ώστε να μπορούν να ανταποκριθούν στις νέες αρμοδιότητές τους.

Επίσης, ενημερώνουμε πως οι πράξεις και τα στοιχεία που απαιτούν έλεγχο νομιμότητας έχουν περιοριστεί και σύμφωνα με τα άρθρα 102-103 του ν.4635/2019 για όλες τις νομικές μορφές είναι οι εξής:

Α. Για τις κεφαλαιουχικές εταιρείες (ΑΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ)2 απαιτείται έλεγχος νομιμότητας, μόνο όταν οι κατατιθέμενες αιτήσεις αφορούν σε:
i. Λύση
ii. Διαγραφή
iii. Αναβίωση
iv. Τροποποίηση καταστατικού
v. Κάθε είδους Μετασχηματισμό

Β. Για τις προσωπικές εταιρείες (ΟΕ, ΕΕ) απαιτείται έλεγχος νομιμότητας μόνο όταν οι κατατιθέμενες πράξεις αφορούν σε:
i. Λύση
ii. Διαγραφή
iii. Αναβίωση
iv. Κάθε είδους Μετασχηματισμό

Διευκρινίζεται ότι ο ανωτέρω έλεγχος νομιμότητας θα γίνεται από τις αρμόδιες ΥΓΕΜΗ των Επιμελητηρίων μόνο υπό την προϋπόθεση ότι η πράξη δεν πραγματοποιείται με
συμβολαιογραφικό έγγραφο. Το συμβολαιογραφικό έγγραφο έχει χαρακτήρα δημόσιου εγγράφου και η κατάρτισή του εμπεριέχει τον απαιτούμενο έλεγχο νομιμότητας. Συνεπώς, όταν προβλέπεται από το νόμο ή επιλέγεται από τον υπόχρεο η χρήση συμβολαιογραφικού εγγράφου, τότε αυτό καταχωρίζεται στο ΓΕΜΗ:
– είτε από τον ίδιο συμβολαιογράφο που συνέταξε το συμβολαιογραφικό έγγραφο, εφόσον είναι ενταγμένος στο Μητρώο πιστοποιημένων χρηστών ΓΕΜΗ (παρ. γ άρθρου 87)
– είτε αυτοματοποιημένα από τον ίδιο τον υπόχρεο, εάν ο συμβολαιογράφος που συνέταξε την πράξη δεν είναι ενταγμένος στο Μητρώο πιστοποιημένων χρηστών ΓΕΜΗ (παρ. 1 άρθρου 102).

Όσον αφορά την διαδικασία παραλαβής των αιτήσεων, τους απαιτούμενους ελέγχους και τον χρόνο καταχώρισης εκ μέρους των ΥΓΕΜΗ, εφιστούμε την προσοχή στις νέες διατάξεις του άρθρου 103 του ν.4635/2019.

Αναφορικά με τον έλεγχο πληρότητας και νομιμότητας των εταιρικών πράξεων και στοιχείων, σύμφωνα με το άρθρο 85 του ν.4635/2019 οι ΥΓΕΜΗ θα πρέπει να διενεργούν:
α. έλεγχο των διατάξεων του καταστατικού, έτσι ώστε να ελεγχθεί εάν υπάρχει συμφωνία μεταξύ των προβλεπομένων στο καταστατικό και της απόφασης που λαμβάνεται,
β. έλεγχο των διατάξεων αναγκαστικού δικαίου που διέπουν την κατά περίπτωση εταιρική μορφή,
γ. έλεγχο διατάξεων του ν.4601/2019 όταν πρόκειται για μετασχηματισμό.

ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ
Ο προϊστάμενος της Διεύθυνσης Οργάνωσης, Διοικητικής και Τεχνικής Υποστήριξης
Κ.Α.Α.
ΜΑΛΟΥΝΗ ΒΑΣΙΛΙΚΗ

Ο Γενικός Γραμματέας Εμπορίου και Προστασίας Καταναλωτή
Παναγιώτης Σταμπουλίδης