47457/2020
Δημοσίευση του νέου Κανονισμού Διενέργειας Ελέγχων και Ερευνών της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (ΓΔΔΕ) και αναλυτικά ερωτηματολόγια με οδηγίες.

Αθήναι, 15/5/2020
47457/2020

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ
ΓΕΝΙΚΟ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ, ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΒΟΛΗΣ ΚΥΡΩΣΕΩΝ
ΤΜΗΜΑ Β’ – ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ, ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑΣ ΚΑΙ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΕΛΕΓΚΤΙΚΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ

Ταχ. δ/νση: Ιατρίδου 2 και Κηφισίας, 11526 Αθήναι
Πληροφορίες: Α. Κοντογεωργάκης
Τηλέφωνο: 2106987792 2.
Φαξ: 2106987778
Ηλεκτρ. ταχυδρ.: a.kontogeorgakis@glk.gr

Θέμα: Δημοσίευση του νέου Κανονισμού Διενέργειας Ελέγχων και Ερευνών της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (ΓΔΔΕ) και αναλυτικά ερωτηματολόγια με οδηγίες.

1. Δημοσίευση του νέου Κανονισμού Διενέργειας Ελέγχων και Ερευνών της ΓΔΔΕ

Σας γνωρίζουμε ότι δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ Β’1519/22-4-2020 (ΑΔΑ: ΩΙ49Η-ΘΛ5) ο νέος Κανονισμός Διενέργειας Ελέγχων και Ερευνών (ΚΔΕΕ) της ΓΔΔΕ. Ο νέος ΚΔΕΕ καταρτίστηκε με βάση τις σαρωτικές αλλαγές που επήλθαν κατά το χρονικό διάστημα 2017-2018 με διατάξεις νόμων και πδ, στην οργανωτική δομή και τη λειτουργία της ΓΔΔΕ. Ο νέος αυτός Κανονισμός αποτελεί καρπό πολύμηνης προσπάθειας και συλλογικής εργασίας, ενώ λήφθηκε υπόψη κατά την κατάρτισή του η ανάγκη για σαφήνεια και εύληπτη δομή, έτσι ώστε να διευκολύνονται οι Υπηρεσίες και τα όργανα της ΓΔΔΕ στην επιτέλεση των καθηκόντων τους. Τα κύρια σημεία διαφοροποίησης του νέου ΚΔΕΕ με τον προγενέστερο, είναι τα εξής:

• Προσδιορίστηκαν με λεπτομέρεια διαδικασίες όπως η παρακολούθηση της συμμόρφωσης, τα στοιχεία των εγγράφων που αποστέλλονται κατά την ελεγκτική διαδικασία, η κοινοποίηση της έκθεσης ελέγχου και η διαδικασία εξέτασης των αντιρρήσεων.

• Προστέθηκε νέα οριζόντια αναφορά αναφορικά με όλα τα καταγραφόμενα στον Κανονισμό στάδια των ελεγκτικών εργασιών για τη σύνδεση αυτών με το νέο πληροφοριακό σύστημα ΟΠΣ-ΕΣΕΛ.

• Η κλίμακα αξιολόγησης των ελεγχόμενων φορέων, από τετραβάθμια μεταβάλλεται σε πενταβάθμια για την πληρέστερη και αντικειμενικότερη αξιολόγηση των φορέων.

• Προστέθηκαν, με βάση τις νέες διαδικασίες «οριστικοποίησης» της έκθεσης, υποδείγματα εγγράφων που αποστέλλονται κατά την ελεγκτική διαδικασία.

• Τα αντικείμενα ελέγχου που ορίζονται με τα ερωτηματολόγια, διαρθρώνονται σε επίπεδα δενδροειδούς δομής εξειδίκευσης (στόχος, θέμα, ερώτηση). Δοθείσης της σημασίας της συγκεκριμένης καινοτομίας, οι απαραίτητες διευκρινίσεις και οδηγίες για τη χρήση των ερωτηματολογίων παρέχονται στην επόμενη ενότητα της παρούσας εγκυκλίου.

2. Ερωτηματολόγια ελέγχων

Υπογραμμίζεται ότι με τον παρόντα Κανονισμό επέρχεται σημαντική διαφοροποίηση αναφορικά με τη χρήση των ερωτηματολογίων. Πιο συγκεκριμένα, το επίπεδο ειδικότερης ανάλυσης και διάρθρωσης των ελεγκτικών αντικειμένων που ορίζεται με τα ερωτηματολόγια του Κανονισμού, είναι αυτό της «ερώτησης». Η διασαφήνιση των ερωτήσεων σε αναλυτικότερο επίπεδο, δηλαδή αυτό των «σημείων ελέγχου», προκειμένου οι ελεγκτές να διευκολύνονται στο έργο διερεύνησης και απάντησης των ερωτήσεων, θα παρέχεται με διευκρινιστικές εγκυκλίους.

Με την έκδοση νεότερων εκδόσεων των εν λόγω εγκυκλίων θα υφίσταται δυνατότητα επικαιροποίησης και συνεχούς βελτίωσης των εργαλείων που χρησιμοποιούν οι ελεγκτές, ενώ για αυτό το σκοπό θα λαμβάνονται υπόψη οι παρατηρήσεις τους που θα αποτελούν προϊόν της εμπειρίας τους.

Στο Παράρτημα της παρούσας εγκυκλίου, παρέχεται η πρώτη έκδοση αυτών των αναλυτικών ερωτηματολογίων με «σημεία ελέγχου», δηλαδή των ερωτηματολογίων στα οποία συμπεριλαμβάνεται διασαφήνιση ως προς τα μεθοδολογικά στάδια διερεύνησης των «ερωτήσεων» των ερωτηματολογίων του Κανονισμού, καθώς και οδηγίες. Τα εν λόγω αναλυτικά ερωτηματολόγια της παρούσας εγκυκλίου, είναι αυτά που θα χρησιμοποιούν οι ελεγκτές κατά τον επιτόπιο έλεγχο. Εξυπακούεται ότι τα «σημεία ελέγχου» που περιλαμβάνονται στα αναλυτικά ερωτηματολόγια, δεν είναι περιοριστικά, επομένως οι ελεγκτές δύνανται κατά την κρίση τους και προκειμένου να απαντήσουν σε «ερώτηση», να διερευνούν και έτερα πρόσφορα σημεία ελέγχου. Για το λόγο αυτό, έχει συμπεριληφθεί στα αναλυτικά ερωτηματολόγια και σε έκαστη ερώτηση η γραμμή «Λοιπά». Επισημαίνεται ότι στο ερωτηματολόγιο μισθοδοσίας, δεν έχει πραγματοποιηθεί περαιτέρω ανάλυση των «ερωτήσεων» σε «σημεία ελέγχου».

Ως προς τη διαδικασία συμπλήρωσης των ερωτηματολογίων, διευκρινίζεται ότι κατά τον επιτόπιο έλεγχο, ο ελεγκτής θα διερευνά και θα απαντά μόνο στις «ερωτήσεις» και στα «σημεία ελέγχου» και όχι στα «θέματα» ή στους «στόχους». Κατά το στάδιο εκπόνησης της έκθεσης στο γραφείο, και ανάλογα με τις απαντήσεις στα «σημεία ελέγχου» οι οποίες θα είναι αποτέλεσμα της ενδελεχέστερης, εφόσον απαιτείται, διερεύνησης των ελεγκτικών τεκμηρίων, ο ελεγκτής θα απαντά εκ νέου, εφόσον προκύπτει κάτι διαφορετικό, στην αντίστοιχη ερώτηση. Ο κανόνας είναι ότι ο ελεγκτής απαντά σε έκαστο αντικείμενο συγκεκριμένου επιπέδου διάρθρωσης, με βάση τις απαντήσεις στο αμέσως κατώτερο επίπεδο διάρθρωσης και κατά την επαγγελματική κρίση του. Κατ’ αυτό τον τρόπο, οι απαντήσεις σε «ερώτηση» συνάγονται από τις απαντήσεις στα αντίστοιχα «σημεία ελέγχου». Στη συνέχεια, οι απαντήσεις στο επίπεδο «θέμα» συνάγονται από τις απαντήσεις στις αντίστοιχες «ερωτήσεις», κ.ο.κ..

Τονίζεται ότι τα υπογεγραμμένα από τους ελεγκτές ερωτηματολόγια που θα τίθενται στο φάκελο του ελέγχου, θα είναι τα αναλυτικά ερωτηματολόγια, τα οποία θα πρέπει να είναι συμπληρωμένα υποχρεωτικά στα επίπεδα διάρθρωσης «ερώτηση», «θέμα» και «στόχος». Η συμπλήρωση (απάντηση) των κελιών ενός ή περισσότερων «σημείων ελέγχου», εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια των ελεγκτών, ανάλογα με την ανάλυση που επιθυμούν να έχει μια απάντησή τους. Οι απαντήσεις στα υπογεγραμμένα ερωτηματολόγια, θα πρέπει να είναι συνοπτικές αλλά σαφείς και να μην καταγράφονται μακροσκελείς αναλυτικές απαντήσεις που περιέχονται στην έκθεση ελέγχου. Ο λόγος που δεν προκρίθηκε η υποχρεωτική συμπερίληψη των απαντήσεων των «σημείων ελέγχου» στο φάκελο του ελέγχου, είναι η ελάφρυνση του ελεγκτή από την επανάληψη διατυπώσεων που θα συμπεριλαμβάνονται ήδη στην απάντηση της «ερώτησης» ή στην έκθεση ελέγχου. Παρεπόμενα, τα «σημεία ελέγχου» αποτελούν απλώς διευκρινίσεις και κατευθυντήριες οδηγίες προς τον ελεγκτή αναφορικά με τα μεθοδολογικά βήματα διερεύνησης των «ερωτήσεων».

Ειδικότερα για τις οδηγίες που παρέχονται στη στήλη «οδηγίες» των αναλυτικών ερωτηματολογίων, σημειώνεται ότι μνημονεύονται μεταξύ άλλων νομικά ή θεωρητικά κείμενα που ενδεχομένως βοηθούν τον ελεγκτή στο έργο του. Ωστόσο, υπογραμμίζεται ότι ο ελεγκτής θα πρέπει αυτά να τα μελετά κριτικά. Οι εν λόγω παραπομπές είναι ενδεικτικές, καθώς μπορεί να έχει επέλθει στο μεταξύ τροποποίηση της μνημονευόμενης νομοθεσίας ή ανατροπή της νομολογίας. Παρεπόμενα, ο ελεγκτής είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για τη διερεύνηση της ισχύουσας νομοθεσίας, των εγκυκλίων, της νομολογίας των δικαστηρίων και του ΝΣΚ, ή των σχετικών κατά θέμα ή αντικείμενο δημοσιεύσεων. Σημειώνεται ότι όταν οι ελεγκτές διαπιστώνουν ανακρίβειες στα μνημονευόμενα κείμενα, είναι σκόπιμο να αποστέλλουν τις παρατηρήσεις και επισημάνσεις τους στο Τμήμα μας προκειμένου τα ερωτηματολόγια να βελτιώνονται. Με την αποστολή αυτών των εξειδικευμένων ερωτηματολογίων θωρακίζεται προσέτι το μεθοδολογικό υπόβαθρο των ελέγχων με σύγχρονα εργαλεία που συμβάλλουν στην αποτελεσματικότητα και ακρίβεια του ελεγκτικού έργου.

Υπογραμμίζεται, τέλος, ότι αφενός θα ενημερώνεστε για τυχόν νεότερη έκδοση των αναλυτικών αυτών ερωτηματολογίων, και αφετέρου τα αναλυτικά ερωτηματολόγια θα βρίσκονται αναρτημένα σε μορφή excel στον ιστοχώρο της ΓΔΔΕ (https://www.minfin.gr/web/31351/enemerotiko-yliko). Για οποιαδήποτε παρατήρηση ή διόρθωση, παρακαλούμε να επικοινωνείτε με το Τμήμα μας προκειμένου να διερευνάται η ανάγκη έκδοσης επικαιροποιημένων εγκυκλίων.

Ο Προϊστάμενος της Γενικής Διεύθυνσης
Γ. Γεωργίου