25203/19.1.2022
Α. Επικαιροποίηση του Παραρτήματος ΙΙΙ «Κωδικοί e-ΕΦΚΑ στο IR» της υπ’ αρ. 39/05-07-2021 Εγκυκλίου e-ΕΦΚΑ – Β. Οδηγίες για τη συμπλήρωση των Φορητών Εγγράφων (Portable Documents – PDs)

Αρ. Πρωτ.: 25203
Ημ/νία: 19/01/22

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ Ε.Ε ΚΑΙ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ
(ΔΣΚΑ)

Ταχ. Δ/νση: Γερανίου 42, 104 31 Αθήνα
Πληροφορίες: Α. Λαγουδάκη, Τ. Γκοντσάροβα
Εmail: tm.asf.sint.par.ee@efka.gov.gr
gkontsarova@efka.gov.gr

ΓΕΝΙΚΟ ΕΓΓΡΑΦΟ

ΘΕΜΑ: Α. Επικαιροποίηση του Παραρτήματος ΙΙΙ «Κωδικοί e-ΕΦΚΑ στο IR» της υπ’ αρ. 39/05-07-2021 Εγκυκλίου e-ΕΦΚΑ.
Β. Οδηγίες για τη συμπλήρωση των Φορητών Εγγράφων (Portable Documents – PDs).

Σχετικά: α) Η με αρ. 39/05-07-2021 Εγκύκλιος e-ΕΦΚΑ.
β) Το με αρ. πρωτ. 460275/12-11-2021 Γενικό Έγγραφο της Υπηρεσίας μας.

Α. Επικαιροποίηση του Παραρτήματος ΙΙΙ «Κωδικοί e-ΕΦΚΑ στο IR» της υπ’ αρ. 39/05-07-2021 Εγκυκλίου e-ΕΦΚΑ

Σε συνέχεια της ανωτέρω Εγκυκλίου, σας κοινοποιούμε το Παράρτημα ΙΙΙ «Κωδικοί e- ΕΦΚΑ στο IR» (Έκδοση 3η) της Εγκυκλίου 39/05-07-2021, με επικαιροποιημένα στοιχεία των Δομών του e-ΕΦΚΑ (επωνυμίες και κωδικοί), όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί στο Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης – Institution Repository (IR), μέχρι 06/01/2022.

Επισημαίνουμε ότι στο πλαίσιο εφαρμογής του υπ’ αρ. 8/2019 Π.Δ. σχετικά με την οργανωτική δομή του e-ΕΦΚΑ, έχουν ενεργοποιηθεί, επιπλέον, οι παρακάτω κωδικοί που αντιστοιχούν στις νέες δομές του Φορέα μας:
ΚΩΔΙΚΟΣ ΤΑΥΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ
ΑΚΡΩΝΥΜΙΟ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ
ΠΛΗΡΗΣ ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ
00000561
e-EFKA561
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Γ’ ΑΝΑΤΟΛΙΚΗΣ ΑΤΤΙΚΗΣ (ΡΑΦΗΝΑ)
00000562
e-EFKA562
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Ε’ ΚΕΝΤΡΙΚΟΥ ΤΟΜΕΑ ΑΘΗΝΑΣ (ΑΘΗΝΑ)
00000563
e-EFKA563
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Ζ’ ΚΕΝΤΡΙΚΟΥ ΤΟΜΕΑ ΑΘΗΝΑΣ (ΓΑΛΑΤΣΙ)
00000564
e-EFKA564
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Β’ ΒΟΡΕΙΟΥ ΤΟΜΕΑ ΑΘΗΝΑΣ (ΧΑΛΑΝΔΡΙ)
00000565
e-EFKA565
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Η’ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ (ΕΥΟΣΜΟΣ)
00000566
e-EFKA566
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Θ’ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ (ΝΕΑΠΟΛΗ)
00000567
e-EFKA567
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Α’ ΑΙΤΩΛΟΑΚΑΡΝΑΝΙΑΣ (ΙΕΡΑ ΠΟΛΗ ΜΕΣΟΛΟΓΓΙΟΥ)
00000568
e-EFKA568
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Γ’ ΑΙΤΩΛΟΑΚΑΡΝΑΝΙΑΣ (ΝΑΥΠΑΚΤΟΣ)
00000569
e-EFKA569
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Γ’ ΑΧΑΪΑΣ (ΑΙΓΙΟ)
00000570
e-EFKA570
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Γ’ ΔΩΔΕΚΑΝΗΣΟΥ (ΚΩΣ)
00000571
e-EFKA571
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Α’ ΕΒΡΟΥ (ΑΛΕΞΑΝΔΡΟΥΠΟΛΗ)
00000572
e-EFKA572
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Β’ ΕΒΡΟΥ (ΔΙΔΥΜΟΤΕΙΧΟ)
00000573
e-EFKA573
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Α’ ΕΥΒΟΙΑΣ (ΧΑΛΚΙΔΑ)
00000574
e-EFKA574
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Β’ ΕΥΒΟΙΑΣ (ΙΣΤΙΑΙΑ)
00000575
e-EFKA575
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΥΡΥΤΑΝΙΑΣ (ΚΑΡΠΕΝΗΣΙ)
00000576
e-EFKA576
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Α’ ΗΜΑΘΙΑΣ (ΒΕΡΟΙΑ)
00000577
e-EFKA577
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Β’ ΗΜΑΘΙΑΣ (ΑΛΕΞΑΝΔΡΕΙΑ)
00000578
e-EFKA578
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΑΡΔΙΤΣΑΣ (ΚΑΡΔΙΤΣΑ)
00000579
e-EFKA579
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Α’ ΚΟΖΑΝΗΣ (ΚΟΖΑΝΗ)
00000580
e-EFKA580
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Β’ ΠΕΛΛΑΣ (ΓΙΑΝΝΙΤΣΑ)
00000581
e-EFKA581
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΑΜΟΥ (ΣΑΜΟΣ)
00000582
e-EFKA582
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Α’ ΛΑΡΙΣΑΣ (ΛΑΡΙΣΑ)
00000583
e-EFKA583
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Β’ ΦΘΙΩΤΙΔΑΣ (ΑΤΑΛΑΝΤΗ)
00000584
e-EFKA584
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ- ΤΟΠΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Β’ ΒΟΙΩΤΙΑΣ (ΛΕΙΒΑΔΙΑ)

Παράλληλα, στο Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (IR)1, στην ενότητα «Βασικές πληροφορίες -Κατάσταση», απενεργοποιήθηκαν (και φέρουν την ένδειξη «Μη ενεργό») οι κωδικοί των δομών του e-ΕΦΚΑ που έπαψαν να λειτουργούν από την ημερομηνία σύστασης των Τοπικών Διευθύνσεων του ανωτέρω Πίνακα.

Σημειώνεται ότι τα Αποκεντρωμένα Τμήματα Κοινωνικής Ασφάλισης και τα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης του e-ΕΦΚΑ δεν περιλαμβάνονται στο IR, δεδομένου ότι σύμφωνα με τις διατάξεις του Π.Δ. 8/2019 (άρθ. 34, παρ. 13 στοιχ. ζ’ και άρθ. 35), δεν είναι αρμόδια για τη συμπλήρωση και έκδοση εντύπων που χρησιμοποιούνται κατ’ εφαρμογή των ευρωπαϊκών Κανονισμών ΕΚ 883/04 και 987/09 ή των Διμερών Συμβάσεων Κοινωνικής Ασφάλισης (ΔΣΚΑ). Ως εκ τούτου, για την εξυπηρέτηση των ασφαλισμένων, οι ανωτέρω υπηρεσίες θα διαβιβάζουν τα σχετικά αιτήματα στις αρμόδιες Τοπικές Διευθύνσεις e-ΕΦΚΑ.

Β. Οδηγίες για τη συμπλήρωση των Φορητών Εγγράφων (PDs)

Όπως είναι γνωστό2, με τις διατάξεις των Κανονισμών (ΕΚ) 883/04 και 987/09, προβλέπεται, από την 1η Μαΐου 2010, η χρήση συνολικά δέκα (10) Φορητών Εγγράφων (Portable Documents ή PDs), μεταξύ των οποίων και της Ευρωπαϊκής Κάρτας Ασφάλισης Ασθενείας (ΕΚΑΑ). Τα εν λόγω Φορητά Έγγραφα εξακολουθούν να χορηγούνται στους ασφαλισμένους και μετά την έναρξη λειτουργίας του συστήματος EESSI.

Στο παρόν έγγραφο, θα βρείτε συνημμένα τα Φορητά Έγγραφα (PDs) αρμοδιότητας του e-ΕΦΚΑ: A1, S1, S3, DA1, P1, U1, U2, U3, σε επεξεργάσιμη μορφή.

Αναφορικά με τη συμπλήρωση των Φορητών εγγράφων (PDs), επισημαίνουμε τα κάτωθι:
– Τα Φορητά Έγγραφα πρέπει να συμπληρώνονται αυστηρά μέσω H/Y και όχι χειρόγραφα.
– Οι Ενότητες που αφορούν στα προσωπικά στοιχεία του/της κατόχου συμπληρώνονται αποκλειστικά με λατινικά στοιχεία και με κεφαλαία γράμματα. Οι Ενότητες αυτές είναι: «Προσωπικά Στοιχεία του/της Κατόχου» των PDs A1, S1, S3, DA, U1, U2 και U3, «Διεύθυνση και Προσωπικά Στοιχεία του Κατόχου» του PD P1 και «Προσωπικά Στοιχεία του Ασφαλισμένου» του PD S1.

– Στο πεδίο «Προσωπικός αριθμός αναγνώρισης στο αρμόδιο κράτος μέλος» πρέπει να αναγράφεται αποκλειστικά ο Αριθμός Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης (Α.Μ.Κ.Α.) του ασφαλισμένου.

– Στο πεδίο «Κωδικός χώρας», σε περίπτωση που η χώρα επιλογής είναι η Ελλάδα, αναγράφεται το ακρωνύμιο «EL». Για παράδειγμα:

– Στην Ενότητα «Φορέας που συμπληρώνει το έντυπο» πρέπει να αναγράφονται τα στοιχεία της αρμόδιας Υπηρεσίας του Φορέα μας, όπως αυτά έχουν καταχωριστεί στο Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (IR). Συγκεκριμένα, στο πεδίο «Επωνυμία» (Name) πρέπει να αναγράφεται το Ακρωνύμιο του Φορέα (Acronym of the Institution) με τον κωδικό της υπηρεσίας που συμπληρώνει το έγγραφο.

– Στο πεδίο «Κωδικός αναγνώρισης του φορέα» αναγράφεται ο Κωδικός Ταυτοποίησης του φορέα (Institution ID) που έχει αποδοθεί στην Υπηρεσία στο Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης – IR (Public/Clerk Access Interface).

– Στα πεδία «Επωνυμία» και «Κωδικός Αναγνώρισης Φορέα» πρέπει να καταχωρούνται τα στοιχεία της υπηρεσίας που εκδίδει το Φορητό Έγγραφο, ακόμα και στις περιπτώσεις που για την ίδια υπόθεση ανταλλάσσονται Δομημένα Ηλεκτρονικά Έγγραφα -SEDs- μέσω του συστήματος EESSI (τα SEDs φέρουν τον κωδικό της αντίστοιχης Υπηρεσίας Υποδοχής).

Για παράδειγμα:

Στο πεδίο «Σφραγίδα» τίθεται η ξενόγλωσση σφραγίδα της Τοπικής Διεύθυνσης που συντάσσει το Φορητό Έγγραφο. Οι Τοπικές Διευθύνσεις του Φορέα μας που έχουν ήδη καταχωρηθεί στο Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (IR) μπορούν να προχωρήσουν στην παραγγελία ξενόγλωσσης σφραγίδας, αντλώντας τα στοιχεία της υπηρεσίας τους από τον σύνδεσμο: https://ec.europa.eu/social/social-security-directory/pai/pai/search-institution/language/en ή το Παράρτημα ΙΙΙ «Κωδικοί e-ΕΦΚΑ στο IR» (όπως αυτό επικαιροποιείται κάθε φορά από την υπηρεσία μας) και σύμφωνα με το παρακάτω πρότυπο:
«e-EFKA
ELECTRONIC NATIONAL SOCIAL SECURITY FUND LOCAL BRANCH Ill- AETOLOAKARNANIA (NAFPAKTOS)»

Εφιστούμε την προσοχή σας:
– Οι Κωδικοί του IR δεν ταυτίζονται με τους κωδικούς που έχουν οι Τοπικές Διευθύνσεις του e-ΕΦΚΑ στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) του Φορέα μας.
– Οι Τοπικές Διευθύνσεις που δεν περιλαμβάνονται στο επικαιροποιημένο Παράρτημα ΙΙΙ «Κωδικοί e-ΕΦΚΑ στο IR», συνεχίζουν να χρησιμοποιούν τους κωδικούς όπως σας κοινοποιούνται με το Παράρτημα ΙΙΙ (Εκδοση 3η). Όταν ολοκληρωθεί η προβλεπόμενη διαδικασία από τα αρμόδια όργανα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, θα σας γνωστοποιηθούν τα στοιχεία και των υπόλοιπων Τοπικών Διευθύνσεων.
– Τα Φορητά Έγγραφα U1, U2 και U3 χορηγούνται από τον Φορέα μας μόνο σε περίπτωση που αφορούν τις ορισμένες κατηγορίες των ασφαλισμένων του τ. ΕΤΑΠ-ΜΜΕ. Για τους υπόλοιπους ασφαλισμένους τα εν λόγω έγγραφα χορηγούνται από τις Υπηρεσίες του Ο.Α.Ε.Δ.

Παρακαλούμε για την πιστή εφαρμογή των ανωτέρω, προκειμένου να αποφεύγεται η άσκοπη ανταλλαγή αλληλογραφίας με τους ασφαλιστικούς φορείς της Ε.Ε., του Ε.Ο.Χ., της Ελβετίας και του Ηνωμένου Βασιλείου.

Η ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΗ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΩΝ
ΙΩΑΝΝΑ ΓΑΤΗ – ΣΠΥΡΟΠΟΥΛΟΥ
_________________________________
1 https://ec.europa.eu/social/social-securitv-directorv/pai/pai/search-institution/language/en
2 σχετ. οι αρ. 64/2010 και 71/2013 εγκύκλιοι τ.ΙΚΑ-ΕΤΑΜ

______________________________

Συνημμένα
1) Παράρτημα ΙΙΙ «Κωδικοί IR».
2) Φορητά Έγγραφα (PDs) A1, S1, S3, DA1, P1, U1, U2, U3.