ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΛΑΘΩΝ ΑΠΔ ΕΡΓΟΔΟΤΩΝ ΠΟΥ ΕΙΝΑΙ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΜΕΝΟΙ ΧΡΗΣΤΕΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΠΔ (ΔΙΟΡΘΩΣΗ ΜΕΣΩ INTERNET).ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ – ΕΣΟΔΩΝ
Γ.Ε.:Γ99/1/82/30/7/2007

Εισαγωγή
Όπως ήδη γνωρίζετε (Γενικό Έγγραφο Γ99/1/249) τον Ιούλιο του 2003, εφαρμόστηκε για πρώτη φορά ένας νέος τρόπος διαχείρισης λαθών που αφορούσε σε πιστοποιημένους χρήστες του συστήματος ηλεκτρονικής υποβολής ΑΠΔ που είχαν υποβάλει κάποια ή όλες τις ΑΠΔ της εξεταζόμενης περιόδου μέσω Internet και οι οποίοι ικανοποιούσαν συμπληρωματικά τα ακόλουθα κριτήρια:

–σε καμία ΑΠΔ που είχαν υποβάλει και αφορούσε την εξεταζόμενη περίοδο δεν είχαν επισημανθεί πάνω από 100 αναλυτικές εγγραφές ως λανθασμένες, για χρονικές περιόδους έως 06/2004.
–τουλάχιστον μία από τις ΑΠΔ τους της εξεταζόμενης περιόδου που επισημαίνονταν ότι περιείχαν λανθασμένες εγγραφές, είχαν υποβληθεί μέσω διαδικτύου.

Σύμφωνα με αυτό τον τρόπο διαχείρισης οι εργοδότες που ενημερώνονται για τα λάθη των ΑΠΔ τους, με ηλεκτρονικό μήνυμα (e mail) πρέπει να συνδεθούν με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Υποβολής ΑΠΔ προκειμένου να δουν τα λάθη τους. Δηλώνοντας τους κωδικούς πρόσβασης (username και password) μεταβαίνουν στην οθόνη «Διαχείριση Ηλεκτρονικών Δηλώσεων» όπου με την επιλογή της ενέργειας υποβολή νέας/ εκκρεμούς δήλωσης (ΑΠΔ) κοινών επιχειρήσεων, εμφανίζονται στην οθόνη τους όλες οι ΑΠΔ με λάθη που πρέπει να αποκατασταθούν. Ως τύπος των συγκεκριμένων δηλώσεων αναφέρεται «Διόρθωση ΑΠΔ» και στην περιγραφή της κατάστασής τους αναφέρεται ο χαρακτηρισμός «εκκρεμής». Πατώντας στο σημείο της οθόνης που υποδεικνύεται («Πατήστε ΕΔΩ για βοήθεια σχετικά με τα βήματα διόρθωσης λανθασμένης ΑΠΔ»), μπορούν να πληροφορηθούν τα βήματα που πρέπει να εκτελέσουν για την αποκατάσταση των λαθών και την οριστικοποίηση των διορθωμένων εγγραφών.
Προκειμένου οι εργοδότες να βοηθηθούν στην κατανόηση των λαθών και του τρόπου αποκατάστασής τους το ΙΚΑ τους παρέχει:

-τη δυνατότητα εκτύπωσης των λανθασμένων εγγραφών ανά ΑΠΔ με τη μορφή δοκιμίων λαθών
-αναλυτική παρουσίαση των κωδικών των λαθών και αναλυτικές οδηγίες διόρθωσης των σφαλμάτων (είναι διαθέσιμες στη σελίδα που εμφανίζονται οι εκκρεμείς λόγω λαθών ΑΠΔ), τις οποίες μπορούν να διαβάσουν, να αντιγράψουν στον υπολογιστή τους ή να τις εκτυπώσουν.

Αμέσως μετά τη λήξη ενός κύκλου πραγματοποίησης διορθώσεων από τους πιστοποιημένους χρήστες του Internet ελέγχονται εκ νέου οι εγγραφές και όσες από αυτές είναι πλέον ορθές ενημερώνουν το σύστημα και επομένως την ασφαλιστική ιστορία των ασφαλισμένων που αφορούν. Όσες από αυτές παραμένουν λανθασμένες (είτε γιατί ο εργοδότης δεν έκανε καμία προσπάθεια αποκατάστασης είτε γιατί σε ορισμένες περιπτώσεις δεν κατάφερε να άρει το λάθος παρά την πραγματοποίηση διόρθωσης), καθώς και εγγραφές που αφορούν σε επόμενες μισθολογικές περιόδους αποτελούν το υλικό για τον επόμενο κύκλο ενημέρωσης εργοδοτών πιστοποιημένων χρηστών.

Νέος κύκλος διαχείρισης λαθών

Στην παρούσα φάση πραγματοποιείται νέος κύκλος διαχείρισης λαθών μέσω Internet. Στο νέο κύκλο συμμετέχουν οι εργοδότες, πιστοποιημένοι χρήστες του διαδικτύου, οι οποίοι:

–σε καμία ΑΠΔ που είχαν υποβάλει και αφορούσε περίοδο από 01/2002 – 06/2004 δεν είχαν επισημανθεί πάνω από 100 αναλυτικές εγγραφές ως λανθασμένες
–στις ΑΠΔ που έχουν υποβάλει για περίοδο από 07/2004 και εφεξής, δεν έχουν επισημανθεί πάνω από 200 αναλυτικές εγγραφές ως λανθασμένες

Επισημαίνεται ότι είναι πιθανό στον νέο κύκλο διορθώσεων λανθασμένων εγγραφών ένας εργοδότης που αποκατέστησε στον προηγούμενο κύκλο διορθώσεων λάθη ταυτοποίησης ασφαλισμένου είτε λάθη υπολογισμού εισφορών μέσω της υποβολής Εντύπου Μεταβολής Στοιχείων Ασφαλισμένου (αλλάζοντας τα προσωπικά του στοιχεία (π.χ. Επώνυμο ή το χαρακτηρισμό «νέος/ παλαιός» αντίστοιχα), να ξαναβρεί τις ίδιες εγγραφές με την επισήμανση του λάθους. Σε αυτή την περίπτωση που οφείλεται κυρίως στην καθυστέρηση ενημέρωσης του Μητρώου Ασφαλισμένων με τα νέα ορθά δεδομένα, ο εργοδότης θα πρέπει να αγνοήσει την υπόδειξη και εφόσον δεν υπάρχουν άλλου τύπου λάθη να προβεί σε οριστικοποίηση της ΑΠΔ.

Η διαδικασία διόρθωσης και τα βοηθήματα που παρέχει το ΙΚΑ στους εργοδότες είναι ακριβώς τα ίδια με αυτά των προηγούμενων κύκλων εφαρμογής, τα οποία αναφέρθηκαν περιληπτικά στην πρώτη παράγραφο του παρόντος εγγράφου.

Αυτή τη φορά η αποκατάσταση των λαθών πρέπει να έχει ολοκληρωθεί το αργότερο μέχρι τις 15 Σεπτεμβρίου 2007 και περιλαμβάνει ΑΠΔ χρονικών περιόδων 01/2002-03/2007.

Υποστήριξη των εργοδοτών από τα Υποκαταστήματα του ΙΚΑ.

Με απόφαση της Διοίκησης ΙΚΑ η οποία εφαρμόστηκε το Δεκέμβριο του 2004, τα λάθη των εργοδοτών χρηστών του διαδικτύου ανεξάρτητα από το μισθολογική περίοδο που αφορούν και το τρόπο υποβολής, είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο προς διόρθωση από τους ιδίους, με αποτέλεσμα να μειωθεί ο αριθμός των λαθών που καλείστε να διορθώσετε.

Εκτιμώντας ότι η επιτυχία της όλης προσπάθειας κρίνεται από τη σωστή υποστήριξη των εργοδοτών παρακαλούμε για την παροχή των διευκρινίσεων, των πληροφοριών και της βοήθειας που ενδεχομένως θα σας ζητηθεί από εργοδότες που απευθύνονται στο υποκατάστημα σας, ιδιαιτέρα αν σε αυτό λειτουργεί το ΟΠΣ. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις και προκειμένου να επιλυθούν απορίες και ερωτήματα όταν δεν είναι δυνατή η απάντηση τους από εσάς, οι εργοδότες μπορούν να διατυπώνουν ερωτήματα μέσω e-mail και να τα αποστέλλουν στην ηλεκτρονική διεύθυνση .info@ika.gr

Το πληροφοριακό υλικό που είναι διαθέσιμο στο διαδικτυακό τόπο για τους εργοδότες είναι επικαιροποιημένο και περιλαμβάνει:

–την αναλυτική περιγραφή του κωδικού λάθους 122 «Οι ημέρες ασφάλισης είναι περισσότερες από τις ημερολογιακές του μήνα (ασφ. στην ιστορία)»

–την κατάργηση των κωδικών 119 «Οι συνολικές εισφορές διαφέρουν από το
γινόμενο Αποδοχές επί % του πακέτου κάλυψης κατά 140 ευρώ» και 120 «Ο ασφαλισμένος είναι παλιός πάνω από το πλαφόν με διαφορά στο σύνολο των εγγραφών κατά 140 ευρώ»

–την υιοθέτηση των κωδικών λαθών 70 «Οι συνολικές εισφορές δεν συμφωνούν με το γινόμενο Αποδοχές επί % του πακέτου κάλυψης», 79 «Οι συνολικές εισφορές παλαιού ασφαλισμένου (υπαγωγή στην ασφάλιση πριν την 1/1/1993) που υπερβαίνει το πλαφόν δεν είναι σωστές» , 140 «Οι συνολικές εισφορές δεν συμφωνούν με το γινόμενο Αποδοχές επί % του Πακέτου Κάλυψης (Νέοι Ασφαλισμένοι πάνω από το όριο)» και 141 «Οι συνολικές εισφορές δεν συμφωνούν με το γινόμενο Αποδοχές επί % του Πακέτου Κάλυψης (Νέοι Ασφαλισμένοι κάτω από το όριο)»

Η κατάργηση των κωδικών 119, 120 και η υιοθέτηση των κωδικών 70, 79, 140 και 141:

Α) οριοθετεί τον περιορισμό της ανοχής λάθους στον υπολογισμό των εισφορών στο 1 ευρώ αντί των 140 που ίσχυε για τα Υποκαταστήματα που εξυπηρετούνταν από το ΚΕπ. Η απόφαση αυτή ελήφθη αφού εκτιμήθηκε ότι τα δύο έτη που έχουν περάσει ήδη από την έναρξη εφαρμογής των Αναλυτικών Περιοδικών Δηλώσεων, επαρκούσαν για να γίνει κατανοητός ο τρόπος ορθής υπαγωγής στην ασφάλιση, χρήσης των κωδικών πακέτων κάλυψης και επομένως ορθού υπολογισμού των ασφαλιστικών εισφορών.

Β) συνάδει με τα καθορισθέντα στον Ν.3232/2004 σχετικά με τον ορισμό ανωτάτου ορίου αποδοχών νέων ασφαλισμένων επί των οποίων υπολογίζονται οι ασφαλιστικές εισφορές.

Διευκρίνιση: Διευκρινίζεται ότι ο έλεγχος υπολογισμού των εισφορών έχει πραγματοποιηθεί με βάση το ποσοστό του πακέτου κάλυψης που ίσχυε για τη μισθολογική περίοδο που αναγράφεται στο πεδίο 33 «μισθολογική περίοδος». Αυτό σημαίνει ότι για πακέτο 101 οι εισφορές μέχρι τον 09/2003 έχουν ελεγχθεί με ποσοστό 43,86% ενώ από τον 10/2003 και εφεξής με ποσοστό 44,06%.

Επιπλέον στο επικαιροποιημένο τεύχος οδηγιών:

—επισημαίνεται η διαφοροποίηση στον τρόπο επισήμανσης των εγγραφών στην περίπτωση του κωδικού λάθους 94. Εξηγείται δηλαδή ότι στην περίπτωση του κωδικού 94 επισημαίνονται εκτός των εγγραφών που παρουσιάζουν το πρόβλημα και όλες οι άλλες εγγραφές του ασφαλισμένου, που έχουν καταχωρηθεί στην/ στις ΑΠΔ για την ίδια μισθολογική περίοδο και έχουν τύπους αποδοχών για τους οποίους δεν συμπληρώνεται το πεδίο των Ημερών Ασφάλισης. Ο νέος τρόπος επισήμανσης κρίθηκε αναγκαίος προκειμένου να αποφευχθεί η οριστικοποίηση στην ασφαλιστική ιστορία διπλών εγγραφών με τύπους αποδοχών που δεν έχουν ημέρες ασφάλισης.

—επισημαίνεται η αλλαγή στον έλεγχο του λάθους 52 προκειμένου να επιλυθεί το ζήτημα του τρόπου δήλωσης στην ΑΠΔ των ασφαλιστικών εισφορών που προκύπτουν από αναδρομική καταβολή οικογενειακών επιδομάτων. Συγκεκριμένα καταγράφεται ότι επετράπη στην περίπτωση που ο κωδικός τύπου αποδοχών είναι 09 «αναδρομικά» να συμπληρώνονται στα πεδία 34 «Από ημερομηνία απασχόλησης» και 35 «έως ημερομηνία απασχόλησης», τιμές μεγαλύτερες της 1/1/2000.

—Επισημαίνεται η διαφοροποίηση του ελέγχου 82 «Οι συνολικές εισφορές μιας εγγραφής ασφαλισμένου είναι μηδέν (για νέους ασφαλισμένους)» για να καλύψει τις μισθολογικές περιόδους από 2/2004 οπότε και ισχύουν τα οριζόμενα από το Ν.3232/2004 σχετικά με τον ορισμό ανωτάτου ορίου αποδοχών επί των οποίων υπολογίζονται οι ασφαλιστικές εισφορές.

Έχουν περιληφθεί προσθήκες και τροποποιήσεις ελέγχων
Στους ελέγχους που αφορούν στον υπολογισμό των ασφαλιστικών εισφορών προστέθηκαν τον Ιούλιο του 2005 νέοι έλεγχοι που αφορούν σε εγγραφές που έχει υπολογισθεί επιδότηση εργατικής ή εργοδοτικής εισφοράς και οδηγεί στην επισήμανση λαθών με τους εξής κωδικούς:

Κωδ. Λάθους 150: Έχει συμπληρωθεί ποσό επιδότησης εργοδοτικής εισφοράς σε εγγραφή που δεν πληροί τις προϋποθέσεις
Περιγραφή του Λάθους:
Το λάθος 150 υποδεικνύει ότι ισχύει ένα ή περισσότερα από τα ακόλουθα:
το Πακέτο Κάλυψης που δηλώθηκε δεν έχει κλάδο κύριας σύνταξης
–τύπος αποδοχών δεν είναι ένας από τους 01, 03, 04, 05, 08
–εργοδότης έχει κωδικό νομικής μορφής 001, 002 ή υπάγεται σε καθεστώς παρόμοιο με αυτό των δημοσίου
–τύπος αποδοχών είναι ένας εκ των 01, 03, 04, 05, 08 και το ποσό που αναγράφεται στο πεδίο «Αποδοχές» είναι μεγαλύτερο των 600 ευρώ

Κωδ. Λάθους 151: Λανθασμένος υπολογισμός ποσού επιδότησης εργοδοτικής εισφοράς 4

Περιγραφή του Λάθους:
Το λάθος 151 υποδεικνύει ότι για τύπους αποδοχών 01, 03, 04, 05, 08 το ποσό στο πεδίο «Επιδότηση Εργοδοτικής Εισφοράς» είναι μεγαλύτερο από το γινόμενο «Αποδοχές Χ 2%».

Κωδ. Λάθους 152: Λανθασμένος υπολογισμός επιδότησης εργατικής εισφοράς
Περιγραφή του Λάθους:
Το λάθος 152 υποδεικνύει ότι ισχύει ένα ή περισσότερα από τα ακόλουθα:

–το Πακέτο Κάλυψης που δηλώθηκε δεν έχει κλάδο κύριας σύνταξης ΙΚΑ
–ο τύπος αποδοχών δεν είναι ένας από τους 01, 03, 04, 05, 08
–για τύπους αποδοχών 01 και 08, το ποσό στο πεδίο «επιδότηση Εργατικής
Εισφοράς» είναι μεγαλύτερο από το γινόμενο «Ημέρες Ασφάλισης Χ Ημερομίσθιο Ανειδίκευτου Εργάτη Χ 6,67%»
–για τύπο αποδοχών 03 το ποσό στο πεδίο «επιδότηση Εργατικής Εισφοράς» είναι μεγαλύτερο από το γινόμενο «25 Χ Ημερομίσθιο Ανειδίκευτου Εργάτη Χ 6,67%»
–για τύπο αποδοχών 04 το ποσό στο πεδίο «επιδότηση Εργατικής Εισφοράς» είναι μεγαλύτερο από το γινόμενο «15 Χ Ημερομίσθιο Ανειδίκευτου Εργάτη Χ 6,67%»
–για τύπο αποδοχών 05 το ποσό στο πεδίο «επιδότηση Εργατικής Εισφοράς» είναι μεγαλύτερο από το γινόμενο «13 Χ Ημερομίσθιο Ανειδίκευτου Εργάτη Χ 6,67%».

Κατά την εκτέλεση των ελέγχων 151,152 στον υπολογισμό των επιδοτήσεων υπάρχει ανοχή απόκλισης ± 0,05 λεπτά.

Είμαστε στη διάθεσή σας για τυχόν διευκρινίσεις ή πληροφορίες.