12621 ΕΞ 15-04-2025
Ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών μέσω του ΚΕ.Δ. ή της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (ΕΨΠ-gov.gr)

Αθήνα, 15/04/2025
Α.Π.: 12621 ΕΞ 2025

Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης
Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης
Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης

E-mail: govgr@mindigital.gr

Θέμα: «Ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών μέσω του ΚΕ.Δ. ή της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (ΕΨΠ-gov.gr)»

Σχετ.

1. Το άρθρο 32 και η παρ. 3β του άρθρου 50 του ν. 5099/2024 “Λήψη μέτρων για την εφαρμογή του Κανονισμού (ΕΕ) 2022/2065 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 19ης Οκτωβρίου 2022 σχετικά με την ενιαία αγορά ψηφιακών υπηρεσιών και την τροποποίηση της Οδηγίας 2000/31/ ΕΚ («Πράξη για τις ψηφιακές υπηρεσίες») και άλλες διατάξεις” (Α’ 48).

2. Το Μέρος Β’ της υπό στοιχεία ΔΙΔΔΔΗ/Φ.ΕΜΔ/4441/12-03-2025 κοινής υπουργικής απόφασης «Ζητήματα οργάνωσης, συντήρησης και επικαιροποίησης του Ειδικού Μητρώου Δικαιολογητικών Διοικητικών Διαδικασιών (Μη.Δικ.), των τεχνικών λεπτομερειών για τη χρήση ασφαλών διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών και θυρίδων από τους χρήστες των φορέων του δημόσιου τομέα, των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για τη λειτουργία του Μη.Δικ. και ζητημάτων σχετικά με την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση των δικαιολογητικών καθώς και κάθε αναγκαία, τεχνική ή άλλη, λεπτομέρεια κατ’ εφαρμογή του άρθρου 32 του ν. 5099/2024 (Α’ 48). (Β’ 1234).

1. Εισαγωγή
Με την παρούσα γνωστοποιείται το νέο θεσμικό πλαίσιο για την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση από φορείς του δημόσιου τομέα, με την αξιοποίηση του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (ΚΕ.Δ.) και της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (ΕΨΠ-gov.gr) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

2. Διευκρινίσεις για την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση
2.1. Ποια δικαιολογητικά αναζητούνται αυτεπάγγελτα και αντλούνται ηλεκτρονικά
Με τις νέες ρυθμίσεις προωθείται η ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών από τους αρμόδιους υπαλλήλους, μέσω της οποίας οι τελευταίοι αντλούν σε πραγματικό χρόνο το αιτούμενο δικαιολογητικό είτε ως σύνολο δεδομένων είτε ως ηλεκτρονικό έγγραφο, εφόσον έχει προηγηθεί αίτηση ενδιαφερόμενου και το δικαιολογητικό αυτό απαιτείται για τη διεκπεραίωση διοικητικής διαδικασίας αρμοδιότητάς τους.

Τα παραπάνω ισχύουν για όσα δικαιολογητικά:

α) είναι ενταγμένα στο Μη.Δικ. και

β) είναι διαθέσιμα ψηφιακά.

Σύμφωνα με το άρθρο 7 της υπό 2 σχετικής ΚΥΑ στο Μη.Δικ., το οποίο αποτελεί μέρος του Εθνικού Μητρώου Διοικητικών Διαδικασιών – ΜΙΤΟΣ του άρθρου 90 του ν. 4727/2020 (Α’ 184), είναι ενταγμένα τα δικαιολογητικά για τα οποία έχει ολοκληρωθεί η δημοσίευσή τους σε αυτό. Σύμφωνα με το άρθρο 9 της ίδιας ΚΥΑ, διαθέσιμα ψηφιακά είναι τα δικαιολογητικά για τα οποία ισχύουν αθροιστικά τα εξής:

α) Οι πληροφορίες που τα απαρτίζουν τηρούνται σε μητρώα του Δημοσίου σε ηλεκτρονική μορφή,
β) ανά πάσα στιγμή μπορούν να αντλούνται μέσω διαδικτυακής υπηρεσίας που παρέχεται από το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, χωρίς να απαιτείται άλλη ενέργεια φορέα ή πολίτη και η σχετική διαδικτυακή υπηρεσία έχει αντιστοιχηθεί με το εν λόγω δικαιολογητικό στο Μη.Δικ.,
γ) καταναλώνονται είτε με τη μορφή δεδομένων που ενσωματώνονται σε πληροφοριακό σύστημα ή εφαρμογή του λήπτη είτε με τη μορφή εγγράφου που συντίθεται πλήρως αυτοματοποιημένα με βάση τα δεδομένα αυτά, με την έννοια του ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου της παρ. 2 του άρθρου 15 του ν. 4727/2020 (Α’ 184).

Κατά την πρώτη εφαρμογή, τα διαθέσιμα για ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικά είναι το πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης και το πιστοποιητικό γέννησης. Σταδιακά, θα προστίθενται και άλλα δικαιολογητικά που θα αναζητούνται ηλεκτρονικά αυτεπάγγελτα, ο κατάλογος των οποίων θα είναι διαθέσιμος στην οικεία σελίδα της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης https://www.gov.gr/ipiresies/polites-kai-kathemerinoteta/stoikheia-polite-kai-tautopoietika-eggrapha/elektronike-autepaggelte-anazetese-dikaiologetikon καθώς και στην ιστοσελίδα https://aftepaggelti.services.gov.gr.

2.2. Υπόχρεοι φορείς για την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών (άρθρο 32 παρ. 2 5099/2024 και άρθρα 10, 11 και 13 ΚΥΑ)
Υπόχρεοι φορείς για την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών είναι οι φορείς του Δημόσιου τομέα της περ. Α’ της παρ. 1 του άρθρου 14 του ν. 4270/2014 (Α’ 143), όταν αυτοί διεκπεραιώνουν κατόπιν αίτησης του ενδιαφερόμενου διοικητικές διαδικασίες αρμοδιότητάς τους για τις οποίες απαιτούνται τα δικαιολογητικά αυτά.

Οι ως άνω διοικητικές διαδικασίες είναι δημοσιευμένες στο Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών (ΕΜΔΔ-ΜΙΤΟΣ).

2.3. Πώς γίνεται η ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών
Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών από τους αρμόδιους φορείς διενεργείται:

α) μέσω του ΚΕΔ, όταν πρόκειται για άντληση σε μορφή δεδομένων με χρήση διαδικτυακής υπηρεσίας,

β) μέσω ειδικής εφαρμογής της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης ή

γ) μέσω της εφαρμογής των θυρίδων φορέων και χρηστών.

2.3.1. Μέσω του ΚΕΔ
Στην περίπτωση που οι φορείς επιλέγουν το ΚΕ.Δ. για την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών, οι πληροφορίες που απαιτούνται αντλούνται ως δεδομένα, προοριζόμενα για αξιοποίηση από πληροφοριακό σύστημα, και όχι ως ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα.

Ειδικότερα, ο αρμόδιος φορέας απευθύνεται στο Κέντρο Διαλειτουργικότητας του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και αιτείται τη διασύνδεση του πληροφοριακού του συστήματος με το ΚΕ.Δ., ώστε να αντλεί τα δεδομένα με διαλειτουργικότητα σε πραγματικό χρόνο μέσω του πληροφοριακού συστήματος που ήδη χρησιμοποιούν οι υπάλληλοι του φορέα αυτού.

Για τη διασύνδεση, οι φορείς ακολουθούν τις διαδικασίες και πολιτικές που διέπουν τη λειτουργία του ΚΕ.Δ., ιδίως όσες προβλέπονται στο άρθρο 84 του ν. 4727/2020, στην υπό στοιχεία 118944 ΕΞ 23-10-2019 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας (Β’ 3990), στο Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριών και στην Πολιτική Ορθής Χρήσης Διαδικτυακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιμες στην ηλεκτρονική διεύθυνση https://www.qsis.qr/dimosia-dioikisi/ked.

Σημειώνεται ότι διαλειτουργικότητες που είναι ήδη σε παραγωγική λειτουργία μέσω του ΚΕ.Δ. για τα ως άνω δύο πιστοποιητικά (ήτοι οικογενειακής κατάστασης και γέννησης) ή για άλλα δικαιολογητικά δεν επηρεάζονται από το νέο θεσμικό πλαίσιο.

2.3.2. Μέσω ειδικής εφαρμογής της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης
Οι φορείς που, για οποιονδήποτε λόγο, δεν μπορούν να αξιοποιήσουν την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση μέσω ΚΕ.Δ. μπορούν, εναλλακτικά, να αξιοποιήσουν τη σχετική ειδική εφαρμογή της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης.

Οι αρμόδιοι υπάλληλοι επισκέπτονται την οικεία σελίδα στο gov.gr, η οποία είναι διαθέσιμη στη διαδρομή Αρχική → Πολίτης και καθημερινότητα → Στοιχεία πολίτη και ταυτοποιητικά έγγραφα → Ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών ή απευθείας στην ηλεκτρονική διεύθυνση https://www.qov.qr/ipiresies/polites-kai-kathemerinoteta/stoikheia-polite-kai-tautopoietika-eqqrapha/elektronike-autepaqqelte-anazetese-dikaioloqetikon. Εναλλακτικά, μπορούν να επισκέπτονται και την σελίδα https://aftepaqqelti.services.qov.qr.

Αφού αυθεντικοποιηθούν με τους κωδικούς δημόσιας διοίκησης, εισέρχονται στην εφαρμογή και επιλέγουν το πιστοποιητικό που αναζητούν αυτεπάγγελτα και τη διαδικασία για την οποία αυτό απαιτείται.

Απαραίτητες προϋποθέσεις για την πρόσβαση του υπαλλήλου στην ως άνω εφαρμογή είναι οι ακόλουθες:

– Ο υπάλληλος ο οποίος κάνει χρήση της εφαρμογής να είναι ενταγμένος στο Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού του Ελληνικού Δημοσίου (Απογραφή).

– Ο υπάλληλος να υπηρετεί τη χρονική στιγμή κατά την οποία κάνει χρήση της εφαρμογής σε φορέα που, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, παρέχει τη διοικητική διαδικασία για την οποία απαιτείται το προς αναζήτηση δικαιολογητικό.

– Η διοικητική διαδικασία για τη διεκπεραίωση της οποίας αναζητείται το δικαιολογητικό να είναι δημοσιευμένη στο ΕΜΔΔ-ΜΙΤΟΣ από την αρμόδια θεσμική αρχή, κατ’ εφαρμογή του άρθρου 90 του ν. 4727/2020.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Αν η ως άνω διοικητική διαδικασία δεν είναι δημοσιευμένη στο ΕΜΔΔ-ΜΙΤΟΣ, τότε ο υπάλληλος δεν θα μπορεί να την επιλέξει από τον έτοιμο κατάλογο που διατίθεται στην εφαρμογή. Στην περίπτωση αυτή, ο υπάλληλος επιλέγει: “Άλλη διαδικασία” και στο πεδίο “Λεπτομέρειες Διαδικασίας” συμπληρώνει τον τίτλο της διαδικασίας για την οποία αναζητά το δικαιολογητικό και προχωρά στα επόμενα βήματα της εφαρμογής.

Οδηγίες χρήσης για την ως άνω εφαρμογή της ΕΨΠ είναι αναρτημένες στην οικεία σελίδα στο gov.gr, https://aftepaggelti.services.gov.gr.

2.3.3. Μέσω της εφαρμογής των θυρίδων φορέων, για όσους φορείς διαθέτουν θυρίδες στην ΕΨΠ
Οι χειριστές θυρίδων φορέων θα μπορούν να δημιουργήσουν νέα υπόθεση για την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών, χρησιμοποιώντας ένα νέο ειδικό πρότυπο που σχεδιάζεται για τον σκοπό αυτό. Όταν η δυνατότητα αυτή ενεργοποιηθεί μέσα από τις θυρίδες φορέα, θα αποσταλεί ενημερωτικό μήνυμα σε όλους τους διαχειριστές των θυρίδων.

Ιδίως για τους Δήμους επισημαίνεται ότι η δυνατότητα αυτεπάγγελτης αναζήτησης και άντλησης των ως άνω πιστοποιητικών πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω των θυρίδων τους.

2.4. Αδυναμία ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης και άντλησης δικαιολογητικών
Σε περίπτωση που για οποιονδήποτε λόγο η διαδικασία της ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης και άντλησης δικαιολογητικού δεν δύναται να ολοκληρωθεί, π.χ. δεν μπορεί να γίνει αναζήτηση με βάση τα στοιχεία του ενδιαφερόμενου ή δεν μπορεί να αντληθεί επιτυχώς το δικαιολογητικό, ο υπάλληλος υποβάλει αναφορά σφάλματος μέσω της σχετικής εφαρμογής της ΕΨΠ (https://aftepaggelti.services.gov.gr), καταχωρίζοντας όσα στοιχεία έχει στη διάθεσή του για να περιγράψει το πρόβλημα που αντιμετωπίζει.

Αν, μετά την επικοινωνία με τον αρμόδιο φορέα μέσω της εφαρμογής αναφοράς σφάλματος, ο υπάλληλος ενημερωθεί ότι το πρόβλημα που αντιμετωπίζει διορθώθηκε, τότε ο υπάλληλος χρησιμοποιεί εκ νέου την εφαρμογή της ΕΨΠ για την αναζήτηση και άντληση του δικαιολογητικού.

Αν, μετά την επικοινωνία με τον αρμόδιο φορέα, το σφάλμα παραμένει, ο υπάλληλος αναζητεί αυτεπάγγελτα το δικαιολογητικό με κάθε πρόσφορο τρόπο, επικοινωνώντας με την εκδούσα αρχή του δικαιολογητικού.

Οδηγίες χρήσης για την ως άνω εφαρμογή της ΕΨΠ είναι αναρτημένες στην οικεία σελίδα στο gov.gr, https://aftepaqqelti.services.qov.qr.

3. Πειθαρχική ευθύνη
Οι φορείς του δημόσιου τομέα είναι υπεύθυνοι για τη νόμιμη και ορθή αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών, στο πλαίσιο άσκησης των αρμοδιοτήτων τους, όπως προβλέπεται από τις οικείες διατάξεις.

Η μη νόμιμη αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών συνιστά το πειθαρχικό παράπτωμα της χρησιμοποίησης της δημοσιοϋπαλληλικής ιδιότητας ή πληροφοριών που κατέχει ο υπάλληλος λόγω της υπηρεσίας ή της θέσης του, για εξυπηρέτηση ιδιωτικών συμφερόντων του ίδιου ή τρίτων προσώπων, σύμφωνα με την περ. ιδ’ της παρ. 1 του άρθρου 107 του ν. 3528/2007 (Α’ 26).

Στις περιπτώσεις διαπίστωσης των ανωτέρω κατόπιν καταγγελίας ή αναφοράς ή αυτεπάγγελτης έρευνας της διοίκησης, οι αρμόδιες οργανικές μονάδες του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ανακαλούν την πρόσβαση του/των υπαλλήλου/-ων στην αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση και άντληση και οι αρμόδιες οργανικές μονάδες του φορέα του/των υπαλλήλου/-ων επιλαμβάνονται της διερεύνησης πειθαρχικών παραπτωμάτων, κοινοποιώντας τις ενέργειές τους στα Υπουργεία Εσωτερικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

4. Υποστήριξη Υπόχρεων Φορέων
Οι υπόχρεοι φορείς, για την υποστήριξη του έργου τους, μπορούν να απευθύνονται κατά περίπτωση:

– Για ζητήματα σχετικά με το ΚΕ.Δ. και συναφή αιτήματα διαλειτουργικότητας: στα στοιχεία επικοινωνίας του ΚΕ.Δ που είναι δημοσιευμένα στην ηλεκτρονική διεύθυνση https://www.gsis.gr/dimosia-dioikisi/ked.

– Για ζητήματα σχετικά με τη λειτουργία των εφαρμογών της ΕΨΠ και την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών, στην Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης μέσω της εφαρμογής υποστήριξης χρηστών support.gov.gr (βλ. χρήσιμος σύνδεσμος “Επικοινωνία”, που βρίσκεται στην οικεία σελίδα στο Gov.gr

https://www.gov.gr/ipiresies/polites-kai-kathemerinoteta/stoikheia-polite-kai-tautopoietika-eqqrapha/elektronike-autepaqqelte-anazetese-dikaioloqetikon, ή

απευθείας στην ηλεκτρονική διεύθυνση

https://support.gov.gr/guideDD/index.jsp?type=govgr278).

– Για ζητήματα σχετικά με την πρόσβαση των υπαλλήλων στις ως άνω εφαρμογές της

ΕΨΠ κατόπιν αυθεντικοποίησης, στην ψηφιακή υπηρεσία έκδοσης κωδικών δημόσιας διοίκησης στην ηλεκτρονική διεύθυνση https://www.gov.gr/ipiresies/ergasia-kai-asphalise/apaskholese-sto-demosio-tomea/ekdose-kodikon-demosias-dioikeses.

– Για ζητήματα σχετικά με τις διοικητικές διαδικασίες για τις οποίες αναζητούνται αυτεπάγγελτα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, στη Διεύθυνση Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου του Υπουργείου Εσωτερικών, στο e-mail: mitos@ypes.gov.gr.

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού παρακαλούνται να κοινοποιήσουν, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την παρούσα σε όλους τους υπαλλήλους αρμοδιότητάς τους.

Τα Υπουργεία παρακαλούνται να κοινοποιήσουν την παρούσα εγκύκλιο στα Ν.Π.Δ.Δ. και Ν.Π.Ι.Δ. που εποπτεύουν.

Τέλος, οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις παρακαλούνται να κοινοποιήσουν άμεσα την παρούσα εγκύκλιο στους ΟΤΑ α’ και β’ βαθμού αρμοδιότητάς τους.

Παραμένουμε στη διάθεσή σας για κάθε συμπληρωματική διευκρίνιση ή πληροφορία.

Ο Γενικός Γραμματέας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης
Δημοσθένης Αναγνωστόπουλος