Εγκύκλιος e-ΕΦΚΑ 25/2021
Γενική Ενημέρωση για την Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Πληροφοριών Κοινωνικής Ασφάλισης μέσω του ευρωπαϊκού συστήματος EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) – Κοινοποίηση επιχειρησιακών σεναρίων και δομημένων ηλεκτρονικών εγγράφων αρμοδιότητας e-ΕΦΚΑ

Ημ/νία: 06/05/21
Αρ. Πρωτ.: 158881

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ Ε.Ε ΚΑΙ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ (ΔΣΚΑ)
ΤΜΗΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΩΝ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΟΥ ΙΣΤΟΡΙΚΟΥ

Ταχ. Δ/νση: Γερανίου 42, 104 31 Αθήνα
Πληροφορίες: Α. Τζαγκαράκη, Γ. Κόλλια
Τηλέφωνο: +30 210 6783646, -647
e-mail: tm.eanta.asfist@efka.gov.gr
kollia@efka.gov.gr

ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΑΡ.: 25

Θέμα: «Γενική Ενημέρωση για την Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Πληροφοριών Κοινωνικής Ασφάλισης μέσω του ευρωπαϊκού συστήματος EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) – Κοινοποίηση επιχειρησιακών σεναρίων και δομημένων ηλεκτρονικών εγγράφων αρμοδιότητας e-ΕΦΚΑ»

Σχετ.: Εγκύκλιος αρ. 28/2010 της Δ/νσης Διεθνών Ασφαλιστικών Σχέσεων της Γενικής Δ/νσης Ασφαλιστικών Σχέσεων τ. ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.

Ο e-ΕΦΚΑ ως ο κύριος φορέας κοινωνικής ασφάλισης και καθολικός διάδοχος των εντασσομένων Φορέων εφαρμόζει τους ευρωπαϊκούς κανονισμούς (ΕΚ) 883/2004 και 987/2009 για τον συντονισμό των συστημάτων κοινωνικής ασφάλισης μεταξύ 32 κρατών (τα 27 κράτη μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης, την Ισλανδία, το Λιχτενστάιν, την Νορβηγία, την Ελβετία και το Ηνωμένο Βασίλειο).

Οι Κανονισμοί (ΕΚ) 883/2004 και 987/2009 όπως ισχύουν, έχοντας αντικαταστήσει από 1/5/2010 τους Κανονισμούς (ΕΚ) 1408/1971 και 574/1972, αποτελούν το κύριο νομικό πλαίσιο στον τομέα της κοινωνικής ασφάλισης για την διασφάλιση των δικαιωμάτων κοινωνικής ασφάλισης των πολιτών της Ένωσης και των λοιπών δικαιούχων κατά την ελεύθερη μετακίνησή τους εντός της Κοινότητας.

Μία από τις κύριες καινοτομίες που εισάγονται με τους τρέχοντες κανόνες συντονισμού είναι η υποχρέωση για τα συμμετέχοντα κράτη να ανταλλάσσουν πληροφορίες κοινωνικής ασφάλισης μόνο με ηλεκτρονικά μέσα (αρ. 78 του ΕΚ 883/2004 και αρ. 4 του ΕΚ 987/2009), μέσω ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος, του EESSI – Electronic Exchange of Social Security Information/ Σύστημα Ηλεκτρονικής Ανταλλαγή Πληροφοριών Κοινωνικής Ασφάλισης.

To EESSI διασυνδέει τους Φορείς Κοινωνικής Ασφάλισης των (32) συμμετεχόντων κρατών, οι οποίοι εμπλέκονται στην εφαρμογή των ΕΚ 883/2004 και 987/2009. Χρήστες του πληροφοριακού συστήματος είναι οι υπάλληλοι των Φορέων. Η ανταλλαγή πληροφοριών μέσω EESSI αντικαθιστά σταδιακά την υφιστάμενη – μεταξύ των Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης- έντυπη ανταλλαγή πληροφοριών η οποία πραγματοποιείται μέχρι σήμερα κυρίως με τα κοινοτικά έντυπα σειράς Ε.

Η κύρια αλλαγή με το EESSI είναι ότι οι επιχειρησιακές διαδικασίες τυποποιούνται και γίνονται ηλεκτρονικές μέσα σε ένα κοινό, ασφαλές πλαίσιο ανταλλαγής.

Πλεονεκτήματα του νέου συστήματος είναι:

– Η αμεσότερη και αποτελεσματικότερη πρόσβαση στην απαραίτητη πληροφορία για την εξυπηρέτηση των αιτημάτων των διακινούμενων προσώπων.
– Η διαθεσιμότητα των φορμών επικοινωνίας σε όλες τις γλώσσες των συμμετεχόντων κρατών.
– Η διαθεσιμότητα εργαλείων μετάφρασης για τα δεδομένα εκείνα που δεν συμπληρώνονται υποχρεωτικώς με λατινικούς χαρακτήρες.
– Ο περιορισμός πρόσβασης στα δεδομένα σε εξουσιοδοτημένους χρήστες.
– Η άμεση εξαγωγή στατιστικών στοιχείων σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο.

ΟΙ ΒΑΣΙΚΟΙ ΠΥΛΩΝΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ EESSI

To EESSI ως πληροφοριακό σύστημα αποτελείται από τους εξής τεχνικούς πυλώνες:

– Το Κεντρικό Σύστημα (Central Service Node) το οποίο φιλοξενείται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή και περιέχει μεταξύ άλλων το Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (Institutions Repository – IR). Αποτελεί τις κεντρικές υπηρεσίες που διασφαλίζουν την λειτουργία των άλλων στοιχείων του EESSI.

– Τα σημεία Πρόσβασης (Access Points) των 32 κρατών. Μαζί με το Κεντρικό Σύστημα αποτελούν τεχνικά το διακρατικό κομμάτι του EESSI.

– Τις εθνικές εφαρμογές των Φορέων των κρατών μελών, οι οποίες μπορεί να είναι η παρεχόμενη από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή Εφαρμογή Αναφοράς «RINA» ή άλλη εφαρμογή που θα αναπτύξει έκαστος Φορέας για την διασύνδεσή του στο EESSI.

Η ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των Φορέων των Κρατών μελών γίνεται με την αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων με την μορφή δομημένων ηλεκτρονικών εγγράφων (SEDs) μέσα από τις εθνικές εφαρμογές. Έκαστο ηλεκτρονικό μήνυμα ενός Φορέα περνά από το Access Point του κράτους του και φτάνει στο Access Point του έτερου κράτους για έλεγχο συμβατότητας με τους κανόνες του EESSI. Από εκεί δρομολογείται στον έτερο Φορέα του έτερου κράτους.

Το Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (Institutions Repository – IR)

Το Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (IR) είναι η βάση δεδομένων που περιέχει τους αρμόδιους Φορείς, τους Φορείς Σύνδεσης και λοιπούς εμπλεκομένους Φορείς των (32) – συμμετεχόντων στον Συντονισμό των Συστημάτων Κοινωνικής Ασφάλισης – κρατών.

Στο Αποθετήριο σημαίνονται οι αρμοδιότητες των Φορέων τουλάχιστον ανά κλάδο τομέα κοινωνικής ασφάλισης και ανά επιχειρησιακή διαδικασία ή και βάσει περαιτέρω κριτηρίων προσδιορισμού αρμοδιότητας όπως ο εδαφικός προσδιορισμός ή η επαγγελματική κατηγορία ασφαλισμένου. Επίσης σημαίνεται ανά επιχειρησιακή διαδικασία ο ρόλος εκάστου Φορέα (κάτοχος υπόθεσης/ έτερο μέρος) και αν έχει ενταχθεί στο EESSI (αν είναι «EESSI-έτοιμος»/EESSI- ready).

Το Αποθετήριο εξυπηρετεί την ανάγκη οι υπάλληλοι των Φορέων των συμμετεχόντων κρατών να εντοπίζουν μοναδικά τον αρμόδιο Φορέα του έτερου κράτους για την αποστολή της διακρατικής υπόθεσης που χειρίζονται βάσει των Κανονισμών Συντονισμού. Η πρόσβαση των υπαλλήλων στο IR παρέχεται:

Α) μέσω του ιστότοπου της Ευρωπαϊκής Επιτροπής: «Διεπαφή Πρόσβασης Υπαλλήλου» του EESSI (EESSI Clerk Access Interface – CAI)1.

Β) μέσω των ενσωματωμένων στην εθνική εφαρμογή EESSI του Φορέα τους λειτουργιών πρόσβασης στο IR.

Πέρα από το EESSI- CAI το οποίο προορίζεται για χρήση από τους υπαλλήλους των Φορέων, διατίθεται και ο ιστότοπος «Διεπαφή πρόσβασης για το κοινό» (EESSI Public Access Interface – PAI)2 για χρήση από τους πολίτες. Η διαθέσιμη πληροφορία στο PAI είναι υπο-σύνολο της πληροφορίας στο CAI καθώς περιέχει μόνο τους Φορείς που σημαίνονται ως «Δημόσιοι» και ενώ παρέχει δυνατότητα αναζήτησης Φορέα βάσει κατηγορίας κοινωνικής ασφάλισης και τύπου παροχών, δεν παρέχει δυνατότητα αναζήτησης Φορέα βάσει επιχειρησιακής διαδικασίας ή περαιτέρω κριτηρίων διαχωρισμού αρμοδιότητας βάσει του επιχειρησιακού μοντέλου λειτουργίας του EESSI.

Η εφαρμογή RINA

H «RINA» (Reference Implementation of a National Application) είναι η παρεχόμενη από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή διαδικτυακή Εφαρμογή Αναφοράς για τα Κράτη – μέλη για την σύνδεσή τους στο EESSI. H εν λόγω εφαρμογή λογισμικού πληροί τις τεχνικές και επιχειρησιακές απαιτήσεις για την ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών στο πλαίσιο της διαχείρισης των διασυνοριακών υποθέσεων κοινωνικής ασφάλισης. Η RINA έχει εσωτερική διασύνδεση με το Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης ενώ παρέχει επιπλέον εργαλεία διαχείρισης των εσωτερικών ροών εργασίας (π.χ. εργαλεία ανάθεσης υποθέσεων) καθώς και δυνατότητες στατιστικών αναφορών. Ο e-ΕΦΚΑ έχει επιλέξει να χρησιμοποιήσει την RINA για την διασύνδεσή του με το EESSI. Το μενού της εφαρμογής RINA είναι διαθέσιμο και στην Ελληνική γλώσσα.

Χρήστες της εφαρμογής RINA

Οι εμπλεκόμενοι στην διαχείριση των διασυνοριακών υποθέσεων υπάλληλοι εκάστου Φορέα έχουν πρόσβαση στην RINA (ή στην εθνική εφαρμογή) του Φορέα τους ως μοναδικοί χρήστες που ταυτοποιούνται κατά την είσοδό τους στην εφαρμογή με τα δικαιώματα που τους έχουν διατεθεί ανάλογα τον διοικητικό τους ρόλο και τις αρμοδιότητές τους.

Οι χρήστες μπορούν να οργανώνονται σε ομάδες χρηστών ώστε να διευκολύνεται η ανάθεση υποθέσεων. Κάθε χρήστης έχει εντός κάθε ομάδας στην οποία συμμετέχει έναν ρόλο με συγκεκριμένα δικαιώματα.

Οι ρόλοι των χρηστών είναι:

• Επόπτης/ διαχειριστής (manager / supervisor). Συνήθως ανατίθεται σε Προϊσταμένους Οργανικών Μονάδων και επικεφαλείς ομάδων που εμπλέκονται στην υπόθεση. Είναι οι μόνοι χρήστες που έχουν το δικαίωμα να αναθέσουν υποθέσεις.

• Εξουσιοδοτημένος Υπάλληλος (Authorized Clerk). Έχει δικαιώματα ανάγνωσης, δημιουργίας υποθέσεων και δομημένων ηλεκτρονικών εγγράφων (SEDs) καθώς και δικαιώματα αποστολής και έγκρισης αποστολής εγγράφων.

• Μη εξουσιοδοτημένος υπάλληλος (Unauthorized Clerk). Έχει δικαιώματα ανάγνωσης, δημιουργίας υποθέσεων και SEDs και αποστολής αιτήματος για έγκριση SEDs.

• Χρήστης με δικαιώματα θέασης (Viewer). Έχει μόνο δυνατότητα ανάγνωσης SEDs. Ειδικοί ρόλοι:

• Ελεγκτής (Auditor). Έχει δικαιώματα ανάγνωσης SED και παρακολούθησης ενεργειών χρηστών.

• Ιατρικός Χρήστης (Medical User). Έχει κατ’ αποκλειστικότητα δικαιώματα πρόσβασης σε επισυναπτόμενα που σημαίνονται ότι περιέχουν ιατρικά δεδομένα.

• Χρήστης υποθέσεων διακεκριμένων προσώπων (VIP User). Έχει κατ’ αποκλειστικότητα δικαιώματα διαχείρισης υποθέσεων που έχουν σημανθεί ως ευαίσθητου περιεχομένου, τα δεδομένα των οποίων χρήζουν ειδικής προστασίας.

ΤΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟ ΜΟΝΤΕΛΟ ΤΟΥ EESSI

Στόχος του νέου επιχειρησιακού μοντέλου που εισάγεται με το EESSI είναι να τυποποιήσει τις δραστηριότητες που αναλαμβάνουν οι Φορείς για την διαχείριση των υποθέσεων συντονισμού των συστημάτων κοινωνικής ασφάλισης, τόσο ως έντυπα όσο και ως διαδικασία, ενώ αυτά επικοινωνούνται με ηλεκτρονικά μέσα με αυξημένες δικλείδες ασφαλείας και διασφάλισης της ακεραιότητας των δεδομένων.

Το επιχειρησιακό μοντέλο του EESSI αποτελείται από τα εξής δομικά στοιχεία:

– Α. Τα Επιχειρησιακά σενάρια (Business Use Cases – BUCs)
– Β. Τα Δομημένα ηλεκτρονικά έγγραφα (Structured Electronic Documents – SEDs) Και ένα σετ εγγράφων που επεξηγούν το επιχειρησιακό μοντέλο:
– Γ. Τις κατευθυντήριες Οδηγίες για τα επιχειρησιακά σενάρια (BUC Guidelines)

Α. ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΣΕΝΑΡΙΑ ή ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ (BUCs)

Οι διαδικασίες που απαιτούνται για την επίλυση των διασυνοριακών υποθέσεων κοινωνικής ασφάλισης σύμφωνα με τα οριζόμενα στους Ευρωπαϊκούς κανονισμούς (ΕΚ) 883/2004 και 987/2009 έχουν κωδικοποιηθεί ως Σενάρια Επιχειρησιακών Χρήσεων (BUCs).

Κάθε είδος διασυνοριακού αιτήματος κοινωνικής ασφάλισης που υποβάλλεται βάσει συγκεκριμένου/ συγκεκριμένων άρθρου/άρθρων των Κανονισμών εντάσσεται σε ένα συγκεκριμένο σενάριο επιχειρησιακής χρήσης (BUC).

Το κάθε BUC είναι ένα από κοινού συμφωνημένο πλαίσιο για το είδος των πληροφοριών που θα ανταλλάσσεται, τα ηλεκτρονικά έγγραφα που θα χρησιμοποιούνται, τον τρόπο και την χρονική ακολουθία αποστολής για την διαχείριση μιας υπόθεσης που εντάσσεται σε αυτό. Τα βήματα και οι κανόνες που ορίζονται στα BUCs εφαρμόζονται υποχρεωτικώς.

Πεδίο Εφαρμογής

Το επιχειρησιακό μοντέλο του EESSI καλύπτει όλους του κλάδους κοινωνικής ασφάλισης όπως ορίζονται στο άρθρο 3 του ΕΚ 883/2004:

α) Παροχές ασθενείας
β) Παροχές μητρότητας και ισοδύναμες παροχές πατρότητας
γ) παροχές αναπηρίας
δ) παροχές γήρατος
ε) παροχές επιζώντων
στ) παροχές εργατικού ατυχήματος και επαγγελματικής ασθένειας
ζ) επιδόματα θανάτου
η) παροχές ανεργίας
θ) παροχές προσύνταξης
ι) οικογενειακές παροχές

Πέρα από τους ανωτέρω κλάδους κοινωνικής ασφάλισης, πληροφορίες ανταλλάσσονται και σε άλλες περιοχές όπως:

– Ειδικές μη ανταποδοτικές παροχές
– Εφαρμοστέα Νομοθεσία
– Ανταλλαγή γενικών πληροφοριών που διαπερνούν οριζοντίως όλους τους κλάδους, όπως η επιβεβαίωση της κατοικίας.

Το σύνολο της δραστηριότητας στο EESSI κατηγοριοποιείται στους εξής (10) Επιχειρησιακούς Τομείς (business domains):

1. Εργατικά Ατυχήματα και Επαγγελματική Ασθένεια (Accidents at Work and Occupational Diseases)
2. Οικογενειακά Επιδόματα (Family Benefits)
3. Εφαρμοστέα Νομοθεσία (Legislation Applicable)
4. Συντάξεις (Pension)
5. Ανακτήσεις Παροχών/ Αναγκαστική Είσπραξη (Recovery)
6. Ασθένεια (Sickness)
7. Παροχές Ανεργίας (Unemployment Benefits)
8. Διάφορα (Miscellaneous) – (έξοδα κηδείας, προ-συνταξιοδοτικές παροχές, προνοιακά επιδόματα κλπ)
9. Οριζόντιες Διαδικασίες (Horizontal)
10. Διοικητικές Διαδικασίες / Διοικητικά (Administrative)

Οι εννέα (9) πρώτοι Τομείς αναφέρονται σε δραστηριότητες των Φορέων οι οποίες ρυθμίζονται από τους κανονισμούς για τον Συντονισμό των Συστημάτων Κοινωνικής Ασφάλισης.

Στον Τομέα «Οριζόντιες Διαδικασίες» εντάσσονται οι διαδικασίες ανταλλαγής γενικών πληροφοριών, όπως η επιβεβαίωση της κατοικίας, ιατρικοί έλεγχοι κλπ.

Ο Τομέας «Διοικητικές Διαδικασίες» αναφέρεται στην λειτουργική διαχείριση των υποθέσεων ή των εγγράφων όπως υπενθύμιση υπόθεσης, κλείσιμο υπόθεσης, προσθήκη συμμετέχοντος φορέα, διασαφήνιση περιεχομένου εγγράφου κλπ. Οι διοικητικές διαδικασίες είναι είτε επιπέδου «Υπόθεσης» (8 σε αριθμό), είτε επιπέδου «Εγγράφου» (4 σε αριθμό).

Ο e-ΕΦΚΑ έχει αρμοδιότητα σε όλους τους Τομείς πλην του Τομέα «Οικογενειακά επιδόματα». Τύποι Διαδικασιών

Δύο τύποι διαδικασιών χρησιμοποιούνται στο EESSI:

– Κύριες διαδικασίες (main processes): λειτουργούν αυτόνομα, «στέκονται» μόνες τους. Οι εννέα (9) πρώτοι επιχειρησιακοί Τομείς αφορούν κύριες διαδικασίες.

– Υπο-διαδικασίες (Sub-processes): δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνες τους, παρά μόνο στο πλαίσιο μιας κύριας διαδικασίας.
Χρησιμοποιούνται μόνο όταν το επιτρέπει η κύρια διαδικασία και μόνο εκείνες οι Υπο-διαδικασίες που επιτρέπει η κύρια διαδικασία.

Οι Υπο-διαδικασίες είναι είτε διοικητικές (οι ανήκουσες στον επιχειρησιακό Τομέα «Διοικητικά») είτε οριζόντιες (οι ανήκουσες στον επιχειρησιακό Τομέα «Οριζόντιες Διαδικασίες»).

Ο επιχειρησιακός Τομέας «Διοικητικά» λειτουργεί αποκλειστικά με υπο-διαδικασίες.

Ο επιχειρησιακός Τομέας «Οριζόντιες Διαδικασίες» λειτουργεί τόσο με κύριες διαδικασίες όσο και με υπο-διαδικασίες. Όταν οι γενικές πληροφορίες αναζητούνται κατά την διάρκεια μιας εν εξελίξει υπόθεσης (εντασσόμενης σε μία κύρια διαδικασία) ως απαραίτητες για την διαχείριση της συγκεκριμένης υπόθεσης τότε χρησιμοποιούνται οι οριζόντιες υπο-διαδικασίες, εφόσον και η κύρια διαδικασία το επιτρέπει. Όταν οι γενικές πληροφορίες αναζητούνται αυτόνομα τότε χρησιμοποιούνται οι οριζόντιες κύριες διαδικασίες.

Ρόλοι Φορέων

Σε κάθε υπόθεση που εντάσσεται σε μία επιχειρησιακή διαδικασία υπάρχουν δύο ρόλοι:

– Κάτοχος Υπόθεσης (Case Owner): ο Φορέας που ξεκινά την υπόθεση.

– Έτερο μέρος (Counterparty): ο Φορέας ή οι Φορείς που παραλαμβάνουν το μήνυμα από τον Κάτοχο της Υπόθεσης.

Το έτερο μέρος/ τα έτερα μέρη μίας υπόθεσης είναι ο Φορέας του έτερου κράτους/ των έτερων κρατών που εμπλέκονται στην υπόθεση βάσει αρμοδιότητας. Επιλέγονται από κάτοχο της υπόθεσης μέσω του Αποθετηρίου Φορέων (IR).

Κάποιες επιχειρησιακές διαδικασίες είναι διμερείς και κάποιες πολυμερείς.

Υπάρχουν κινήσεις ως προς τον χειρισμό της υπόθεσης τις οποίες μπορεί να διενεργήσει μόνο ο κάτοχος της υπόθεσης.

Προθεσμίες αποστολής απάντησης

Οι προθεσμίες απάντησης στα εισερχόμενα SEDs είναι αυτές που ορίζονται στις Κοινοτικές και στις Εθνικές νομοθεσίες. Υπάρχουν ωστόσο προθεσμίες σε ορισμένες επιχειρησιακές διαδικασίες οι οποίες αν παρέλθουν άπρακτες τεκμαίρεται ότι έχει σταλεί συγκεκριμένη απάντηση, π.χ. στο επιχειρησιακό σενάριο εφαρμοστέας νομοθεσίας LA_BUC_04 προβλέπεται προθεσμία 30 ημερολογιακών ημερών από την παραλαβή της ειδοποίησης απόστασης εργαζομένου (SED A009), η οποία αν παρέλθει άπρακτη τεκμαίρεται αποδοχή και η υπόθεση κλείνει.

ΔΟΜΗΜΕΝΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ (SEDs)

Τα Δομημένα Ηλεκτρονικά Έγγραφα (SEDs) αποτελούν τα μοναδικά ηλεκτρονικά πρότυπα εγγράφων που θα χρησιμοποιούνται στο σύστημα EESSI για την ανταλλαγή πληροφοριών κοινωνικής ασφάλισης. Σκοπό έχουν να διασφαλίσουν μία δομημένη και στοχευμένη επικοινωνία της πληροφορίας. Αποτελούνται από ένα προκαθορισμένο σετ δεδομένων.

Κάθε SED χρησιμοποιείται πάντα στο πλαίσιο ενός συγκεκριμένου BUC και με τον τρόπο που ορίζεται στο BUC. Ακόμα και όταν το ίδιο SED χρησιμοποιείται σε πολλά BUCs, υπάρχει ένας συγκεκριμένος τρόπος να χρησιμοποιηθεί σε κάθε ένα από αυτά.

Τα SEDs διακρίνονται στους εξής τύπους:
– Ερώτημα/ Αίτημα (Request).
– Απάντηση σε ερώτημα/ απάντηση σε αίτημα (Reply).
– Ειδοποίηση (Notification).

Εντός μίας διαδικασίας, τα SEDs τύπου «ερώτημα» – «απάντηση» ορίζονται πάντα σε συγκεκριμένα ζεύγη.

Αντικατάσταση Κοινοτικών Εντύπων σειράς Ε

Τα SEDs θα αντικαταστήσουν πλήρως τα τυποποιημένα έντυπα σειράς Ε που χρησιμοποιούνται σήμερα για την ανταλλαγή των πληροφοριών και ορίστηκαν βάσει των διατάξεων των Κανονισμών (ΕΚ) 1408/1971 και 574/1972. Η αντικατάσταση των κοινοτικών εντύπων σειράς Ε από τα δομημένα ηλεκτρονικά έγγραφα δεν είναι ένα προς ένα, καθώς ένα κοινοτικό έντυπο σειράς Ε μπορεί να κωδικοποιείται σε περισσότερα από ένα SEDs.

Τομείς EESSI
Ακρωνύμιο SED
Αντιστοιχούσες Σειρές Ε- Εντύπων
Πλήθος SEDs
Πλήθος αντιστοιχούντων E-Εντύπων
Εργατικά Ατυχήματα και Επαγγελματικές Ασθένειες
DA
Ε200, Ε100
58
8
Συντάξεις
P
Ε200
49
8
Ασθένεια
S
Ε100
78
16
Επιδόματα Ανεργίας
U
Ε300
28
3
Εφαρμοστέα Νομοθεσία
A
Ε100
12
3
Οριζόντια
H
Ε001
20
1
Διάφορα
M
–
6
0
Ανακτήσεις
R
–
23
0
Διοικητικά
X
–
15
0
Σύνολο

289
39

Φορητά Έντυπα (Portable Documents)

Τα φορητά έντυπα θα εξακολουθήσουν να εκδίδονται από τους Φορείς και να δίδονται στους ασφαλισμένους σε έντυπη μορφή εκτός EESSI. Δεν είναι μέρος του EESSI καθώς δεν γίνονται αντικείμενο ανταλλαγής μεταξύ των Φορέων.

Φορητά έντυπα είναι η Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης Ασθένειας (ΕΚΑΑ) καθώς και τα έντυπα A1, S1, S2, S3, DA1, P1, U1, U2, U3.

Βασικά Χαρακτηριστικά των SEDs:

Η γραμμή πληροφοριών του SED στην προμετωπίδα αυτού αναφέρει τις βασικές πληροφορίες για το SED: την ονομασία αυτού και τα άρθρα των Κανονισμών Συντονισμού τα οποία εξυπηρετεί.

Δύο είναι τα κύρια δομικά στοιχεία του SED: οι Ενότητες (Sections) και τα Πεδία (Fields):

– To πεδίο (εισόδου πληροφορίας) είναι ο χώρος όπου ο υπάλληλος συμπληρώνει ένα ζητούμενο στοιχείο πληροφορίας. Κάθε πεδίο απαιτεί ένα συγκεκριμένο τύπο δεδομένων.

Ανάλογα με την μορφή των δεδομένων προς καταχώρηση, τα πεδία συμπληρώνονται με:
– Κείμενο
– Αριθμούς
– Ημερομηνίες
– Δεδομένα Αλήθειας (ναι/όχι)
– Επιλογή από λίστα ή από αναδυόμενο καταρράκτη.
– Ελεύθερα πεδία (χωρίς περιορισμό τύπου δεδομένων)

Τα πεδία μπορεί να έχουν καθορισμένο πλάτος δηλαδή συγκεκριμένο αριθμό χαρακτήρων προς καταχώρηση.

Η ένδειξη «i» στα δεξιά ενός πεδίου οδηγεί σε παράθυρο όπου παρέχονται συμπληρωματικές οδηγίες για το είδος της απαιτούμενης πληροφορίας προς καταχώρηση.

– Η ενότητα είναι μία ομάδα πεδίων. Και οι ενότητες μπορούν να ομαδοποιούνται σε μεγαλύτερες ενότητες.

Τόσο στα πεδία όσο και στις ενότητες αποδίδεται ο χαρακτηρισμός «υποχρεωτικό» ή «προαιρετικό». Στο SED τα υποχρεωτικά πεδία και οι υποχρεωτικές ενότητες σημειώνονται με την ένδειξη «*». Πεδίο ή ενότητα που χαρακτηρίζονται «υποχρεωτικό/-ή» πρέπει υποχρεωτικώς να συμπληρωθεί από τον υπάλληλο. Τα προαιρετικά πεδία και οι προαιρετικές ενότητες συμπληρώνονται προαιρετικώς.

Μία ενότητα με την ένδειξη «προαιρετική» μπορεί να έχει «υποχρεωτικά» πεδία. Αυτό σημαίνει ότι αν ο υπάλληλος κρίνει ότι πρέπει να συμπληρωθεί η ενότητα αυτή, τα πεδία με την ένδειξη «υποχρεωτικό» εντός της «προαιρετικής» ενότητας, καθίστανται υποχρεωτικά προς συμπλήρωση. Πεδία που καθίστανται υποχρεωτικά προς συμπλήρωση υπό την προϋπόθεση να επιλεγεί προς συμπλήρωση η προαιρετική ενότητα στην οποία ανήκουν χαρακτηρίζονται ως «υποχρεωτικά υπό όρους».

Οι ενότητες μπορεί να είναι επαναλαμβανόμενες, το οποίο σημαίνεται από ένα κυκλικό κόκκινο τόξο στο κάτω δεξιά μέρος της ενότητας. Πατώντας το κουμπί «Προσθήκη», η ενότητα επαναλαμβάνεται και ο υπάλληλος μπορεί να συμπληρώσει εκ νέου τα πεδία της ενότητας. Το εργαλείο είναι χρήσιμο για την συμπλήρωση των στοιχείων ταυτοποίησης υπόθεσης για κάθε έναν από τους συμμετέχοντες Φορείς, για την προσθήκη των στοιχείων τέκνων όταν είναι πάνω από ένα, κλπ.

Ορισμένα SEDs επιτρέπουν την προσθήκη συνημμένων εγγράφων ή αρχείων αφού πρώτα αποθηκευτούν. Με την αποστολή του SED αποστέλλονται επίσης και τα συνημμένα αυτού.

Με την ολοκλήρωση της συμπλήρωσης του εκάστοτε SED και την αποθήκευσή του, πραγματοποιείται από το σύστημα αυτόματος έλεγχος που διασφαλίζει ότι όλα τα υποχρεωτικά πεδία έχουν συμπληρωθεί με τον ορθό τρόπο.

Τοπικός Αριθμός Υπόθεσης

Ο τοπικός αριθμός υπόθεσης είναι ο αριθμός που λαμβάνει μία υπόθεση στην εθνική εφαρμογή ή στην RINA κάθε Φορέα που συμμετέχει στην υπόθεση. Είναι ξεχωριστός αριθμός για κάθε συμμετέχοντα Φορέα που αποδίδεται μοναδικά από το σύστημά του σε κάθε εισερχόμενη ή εξερχόμενη υπόθεση. Δεν υπάρχει διαθέσιμος προς το παρόν ένας ενιαίος διεθνής αριθμός για κάθε υπόθεση που διακινείται εντός του EESSI.

Η ενότητα «Τοπικοί αριθμοί υπόθεσης» βρίσκεται στην αρχή του SED. Η συμπλήρωση των τοπικών αριθμών υπόθεσης για κάθε συμμετέχοντα Φορέα διευκολύνει τον αποτελεσματικό χειρισμό της υπόθεσης. Ο «αριθμός μητρώου του φορέα» είναι ο αριθμός ταυτοποίησης του Φορέα όπως αναφέρεται στο Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (IR). Η «Ονομασία Φορέα» είναι η επωνυμία του Φορέα όπως αναφέρεται στο Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (IR).

Εικόνα 1: Προεπισκόπηση SED P2000: Ενότητα «Τοπικοί αριθμοί υπόθεσης».

Ταυτοποιητικά στοιχεία προσώπου

Στην ενότητα του SED «Πρόσωπο» ή «Ασφαλισμένος» συμπληρώνονται τα ταυτοποιητικά στοιχεία του προσώπου ή ασφαλισμένου τον οποίο αφορά η υπόθεση ώστε να μπορεί να αναγνωριστεί από όλους τους συμμετέχοντες Φορείς. Η εν λόγω ενότητα είναι υποχρεωτική.

Στα ταυτοποιητικά στοιχεία του προσώπου ή ασφαλισμένου περιλαμβάνεται η υποενότητα «PIN του προσώπου σε κάθε φορέα» που αφορά στον προσωπικό αριθμό αναγνώρισης (Personal Identification Number-PIN) που έχει ο ασφαλισμένος σε κάθε Φορέα. Το πεδίο «Χώρα» στην υποενότητα αυτή αναφέρεται στην χώρα όπου ο Προσωπικός αριθμός αναγνώρισης έχει εκδοθεί. Για την Ελλάδα το πεδίο συμπληρώνεται με τον Α.Μ.Κ.Α.

Παρόλο που η υποενότητα «PIN του προσώπου σε κάθε φορέα» είναι προαιρετική, συνίσταται η προσθήκη πληροφοριών στην υπο-ενότητα αυτή για όλους τους συμμετέχοντες Φορείς (με επανάληψη υπο-ενότητας «Προσωπικός Αριθμός Αναγνώρισης»). Εξαιρέσεις θα πρέπει να γίνονται μόνο για τις σπάνιες περιπτώσεις στις οποίες ο Προσωπικός Αριθμός Αναγνώρισης είναι άγνωστος ή δεν υπάρχει.

Η επόμενη υποενότητα «Αν δεν αναφέρεται το PIN του (προσώπου σε) κάθε Φορέα, να υποβληθούν τα σχετικά στοιχεία» περιλαμβάνει πρόσθετα στοιχεία για την ταυτοποίηση του προσώπου ή του ασφαλισμένου όταν δεν παρέχεται o προσωπικός αριθμός ταυτοποίησης του Προσώπου σε κάθε συμμετέχοντα – στην υπόθεση – Φορέα.

Εικόνα 2: Προεπισκόπηση SED P5000: Ενότητα «Ασφαλισμένος».

Γλώσσα συμπλήρωσης των SEDs/ Εργαλείο Μετάφρασης:

Τα ταυτοποιητικά στοιχεία προσώπου/ ασφαλισμένου συμπληρώνονται πάντα με λατινικούς χαρακτήρες.

Τα ελεύθερα πεδία μπορούν να συμπληρώνονται στην ελληνική γλώσσα. Για τα ελεύθερα πεδία υπάρχει ενσωματωμένο εργαλείο μετάφρασης που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την μετάφραση του κειμένου.

Εικόνα 3: Προεπισκόπηση SED Α001: Πεδίο με δυνατότητα χρήσης εργαλείου μετάφρασης.

Κατηγοριοποίηση BUCs και SEDs αρμοδιότητας e-ΕΦΚΑ

Στο Παράρτημα της παρούσας (πίνακες 1 έως 8) αναφέρονται κατηγοριοποιημένα ανά Τομέα του EESSI τα Επιχειρησιακά Σενάρια (BUCs) αρμοδιότητας του e-ΕΦΚΑ (κύριες διαδικασίες) καθώς και τα δομημένα ηλεκτρονικά έντυπα (SEDs) εντός εκάστου BUC.

ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΣΕΝΑΡΙΩΝ (BUC GUIDELINES)

Οι κατευθυντήριες οδηγίες για την χρήση εκάστου επιχειρησιακού σεναρίου (BUC Guidelines) είναι το βασικότερο εργαλείο για την διαχείριση των υποθέσεων από τους αρμόδιους υπαλλήλους στο EESSI. Έχουν εκδοθεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και παρέχουν τις οδηγίες (κοινές για όλα τα συμμετέχοντα κράτη) για τον διακρατικό χειρισμό μιας υπόθεσης με υποχρεωτικά βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσει ο υπάλληλος.

Η τελευταία έκδοση (V4.2.0) των κατευθυντήριων οδηγιών θα αναρτηθεί στο intranet του e-ΕΦΚΑ (αυτή τη στιγμή διαθέσιμη μόνο στα αγγλικά). Οι υπάλληλοι θα πρέπει να κάνουν λήψη του αρχείου αυτούσιου – χωρίς να παραλείψουν αρχεία – ώστε να λειτουργήσουν σωστά οι υπερ- σύνδεσμοι.

Το αρχείο περιέχει:

– Εισαγωγή στις Κατευθυντήριες Οδηγίες.
– Τους (9) Επιχειρησιακούς Τομείς Κύριων Διαδικασιών και τις (2) κατηγορίες Υπο- Διαδικασιών.

Εντός του φακέλου κάθε Τομέα/Κατηγορίας περιέχονται:

– Όλα τα επιχειρησιακά σενάρια του Τομέα.
– Κατευθυντήριες Οδηγίες για κάθε επιχειρησιακό σενάριο (BUC Guideline).
– Διάγραμμα ροής για κάθε επιχειρησιακό σενάριο.
– Τα δομημένα ηλεκτρονικά έντυπα (SEDs) του Τομέα σε hml μορφή (ανοίγουν με πλοηγητή διαδικτύου).
– Οδηγίες για κάθε ένα δομημένο ηλεκτρονικό έντυπο (SED).
– Τα Φορητά έντυπα του Τομέα.

Μετάβαση του e-ΕΦΚΑ στο EESSI

Για την εκκίνηση ανταλλαγής επιχειρησιακών σεναρίων από τον e-ΕΦΚΑ μέσω EESSI θα υπάρχει έγγραφη ενημέρωση των Υπηρεσιών του e-ΕΦΚΑ από την Γενική Διεύθυνση Διεθνών Συνεργασιών.

Οι υπάλληλοι που θα ενταχθούν ως χρήστες στη RINA για τις υποθέσεις που χειρίζονται σε εφαρμογή των ΕΚ 883/2004 και 987/2009, θα έχουν στην διάθεσή τους για την ορθή εφαρμογή των EESSI διαδικασιών:

– Τις διαθέσιμες από την Ευρ. Επιτροπή κατευθυντήριες οδηγίες για την χρήση των Επιχειρησιακών Σεναρίων.
– Εκπαίδευση από ομάδα εκπαιδευτών στον e-ΕΦΚΑ καθώς και εκπαιδευτικό υλικό.
– Πρόσβαση στο Διοικητικό Help Desk το οποίο θα συσταθεί στην Δ/νση Νομοθεσίας ΕΕ και ΔΣΚΑ και όπου θα επιλύονται προβλήματα διοικητικής φύσεως.

Παρακαλούμε όλοι οι υπάλληλοι να λάβουν γνώση της παρούσας με μέριμνα των Προϊσταμένων Διευθύνσεων.

Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΩΝ
ΙΩΑΝΝΑ ΓΑΤΗ ΣΠΥΡΟΠΟΥΛΟΥ