Υπουργική Απόφαση Αριθμ. ΤΑΔΚ οικ. 5/2018
ΦΕΚ 3/Β/5-1-2018

Ημερομηνία έναρξης, μετάπτωση δεδομένων, πολιτική ασφάλειας, ορισμός χρηστών πληροφοριακού συστήματος μητρώου πολιτών και καταχώριση ληξιαρχικών γεγονότων σε ληξιαρχικά βιβλία κατά τη διάρκεια μετάπτωσης των δεδομένων στο «Μητρώο Πολιτών».

ΑΠΟΦΑΣΗ ΥΠΟΥΡΓΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ

Έχοντας υπόψη:

1) Τις διατάξεις:

α) Της παρ. 4 του άρθρου 116 του ν.4483/2017 (ΦΕΚ 107 Α’), «Ρυθμίσεις για τον εκσυγχρονισμό του θεσμικού πλαισίου οργάνωσης και λειτουργίας των Δημοτικών Επιχειρήσεων Ύδρευσης Αποχέτευσης (Δ.Ε.Υ.Α.) – Ρυθμίσεις σχετικές με την οργάνωση, τη λειτουργία, τα οικονομικά και το προσωπικό των Ο.Τ.Α. – Ευρωπαϊκοί Όμιλοι Εδαφικής Συνεργασίας – Μητρώο Πολιτών και άλλες διατάξεις», όπως προσετέθησαν με τις όμοιες της παρ. 1 του άρθρου 30 του ν.4508/2017 (ΦΕΚ 200 Α’).

β) Της παρ. 1 του άρθρου 124 του ν.4483/2017 (ΦΕΚ 107 Α’), όπως προσετέθησαν με τις όμοιες της παρ. 2 του άρθρου 30 του ν.4508/2017 (ΦΕΚ 200 Α’).

γ) Της παρ. 2 του άρθρου 124 του ν.4483/2017 (ΦΕΚ 107 Α’), όπως αντικαταστάθηκαν με τις όμοιες της παρ. 3 του άρθρου 30 του ν.4508/2017 (ΦΕΚ 200 Α’).

δ) Του άρθρου 90 του Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα κυβερνητικά όργανα που κυρώθηκε με το άρθρο 1 του π.δ. 63/2005 (ΦΕΚ 98 Α’).

ε) Του ν.4270/2014 «Αρχές δημοσιονομικής διαχείρισης και εποπτείας (ενσωμάτωση της Οδηγίας 2011/85/ΕΕ) – δημόσιο λογιστικό και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 143 Α’), όπως ισχύει.

στ) Των άρθρων 13 έως 15 του ν.2690/1999 «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 45 Α’), όπως ισχύει.

ζ) Τις διατάξεις της παραγράφου 1 του άρθρου 8 του ν.344/1976 (ΦΕΚ 143 Α’) «περί ληξιαρχικών πράξεων» όπως τροποποιήθηκε και ισχύει.

η) Το π.δ. 850/1976 (ΦΕΚ 311 Α’) «περί των λεπτομερειών εφαρμογής του ν.344/1976 «περί ληξιαρχικών πράξεων».

θ) Τις διατάξεις του άρθρου 13 του Κεφαλαίου Γ’ του ν.3345/2005 (ΦΕΚ 138 Α ’) «Θέματα Οργάνωσης της Δημόσιας Διοίκησης».

ι) Τις διατάξεις της παρ. 4 του άρθρου 4 του ν.4144/2013 (ΦΕΚ 88 Α’) «Αντιμετώπιση της παραβατικότητας στην Κοινωνική Ασφάλιση και στην αγορά εργασίας και λοιπές διατάξεις αρμοδιότητας του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας».

ια) Την υπ’ αριθμ. 33735/2005 (ΦΕΚ 1229 Β’) απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών «Θέματα λειτουργίας του Ειδικού Ληξιαρχείου Αθηνών» η οποία τροποποιήθηκε με τις υπ’ αριθμ. 44204/2005 (ΦΕΚ 1543 Β’) και 8481/2006 (ΦΕΚ 223 Β’) αποφάσεις του Υπουργού Εσωτερικών.

ιβ) Τις υπ’ αριθμ. Φ.131360/12476/2013 (ΦΕΚ 1107 Β’) και ΤΑΔΚ 39/2016 (ΦΕΚ 71 Β’) «Καθορισμός του τύπου και του τρόπου τήρησης των ληξιαρχικών βιβλίων των Ληξιαρχείων» και «Αποτύπωση ληξιαρχικών πράξεων συμφώνου συμβίωσης».

ιγ) Την υπ’ αριθμ. 17/Φ.118300/6619/10-4-2009 Εγκύκλιο του Υπουργείου μας καθώς και το με Α.Π.: Φ.118300/ 34724/2009 έγγραφό μας με τα οποία κοινοποιήθηκε υπόδειγμα ληξιαρχικής πράξης Συμφώνου Συμβίωσης.

2) Το π.δ. 141/2017 «Οργανισμός Υπουργείου Εσωτερικών» (ΦΕΚ 180 Α’/23.11.2017), όπως ισχύει.

3) Το π.δ. 125/2016 (ΦΕΚ 210 Α’) «Διορισμός Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών» και το π.δ.123/2016 (ΦΕΚ 208 Α’) «Ανασύσταση και μετονομασία του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, ανασύσταση του Υπουργείου Τουρισμού, σύσταση Υπουργείου Μεταναστευτικής Πολιτικής και Υπουργείου Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης, μετονομασία Υπουργείων Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης, Οικονομίας, Ανάπτυξης και Τουρισμού και Υποδομών, Μεταφορών και Δικτύων.

4) Το π.δ. 73/2015 «Διορισμός Αντιπροέδρου της Κυβέρνησης, Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών» (ΦΕΚ 116 Α’).

5) Την υπ’ αριθμ. 153.229/ΨΣ 7007-Α2 30.4.2009 απόφαση ένταξης έργου της Ειδικής Γραμματείας Ψηφιακού Σχεδιασμού – Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης Ε.Π. Ψηφιακή Σύγκλιση με θέμα: «Ένταξη Πράξης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ψηφιακή Σύγκλιση 2007-2013».

6) Την από 14/1/2009 Προγραμματική Συμφωνία μεταξύ Υπουργείου Εσωτερικών και «Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε.».

7) Την υπ’ αριθμ. πρωτ. 31678/27.5.2015 απόφαση ΚτΠ ΑΕ, όπως ισχύει, «Συγκρότηση και σύσταση Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) για το υποέργο: 1: Πληροφοριακό Σύστημα Μητρώου Πολιτών», του έργου: Εθνικό Ληξιαρχείο», με Κωδ. ΟΠΣ: 270966 του ΕΠ «Ψηφιακή Σύγκλιση».

8) Την υπ’ αριθμ. πρωτ. 10200/07.11.2017 απόφαση Κ.τ.Π. Α.Ε. με θέμα: «Παραλαβή παραδοτέων και εσωτερική μετάθεση χρονοδιαγράμματος της υπ’ αρ. 1223/27.05.2015 Σύμβασης για το Υποέργο 1: «Πληροφοριακό Σύστημα Μητρώου Πολιτών», με κωδ. ΟΠΣ: 5003890 του Ε.Π. «Μεταρρύθμιση του Δημόσιου Τομέα».

9) Την ανάγκη διακοπής των εργασιών ενημέρωσης του πληροφοριακού συστήματος εθνικού δημοτολογίου (ΟΠΣΕΔ) και των τοπικά εγκατεστημένων πληροφοριακών συστημάτων δημοτολογίου από τις κατά τόπους αρμόδιες υπηρεσίες των Δήμων πέντε (5) εργάσιμες ημέρες πριν από την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του πληροφοριακού συστήματος μητρώου πολιτών, προκειμένου να εκτελεστούν οι εργασίες μετάπτωσης των δεδομένων στο νέο σύστημα.

10) Την ανάγκη διακοπής των εργασιών ενημέρωσης του πληροφοριακού συστήματος ληξιαρχικών πράξεων (ΠΣΛΗΠ) που χρησιμοποιείται στα κατά τόπους Ληξιαρχεία των Δήμων πέντε (5) ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του πληροφοριακού συστήματος μητρώου πολιτών, προκειμένου να εκτελεστούν οι εργασίες μετάπτωσης των δεδομένων στο νέο σύστημα.

11) Την ανάγκη καθορισμού της πολιτικής ασφάλειας του πληροφοριακού συστήματος της παρ. 1 του άρθρου 115 του ν.4483/2017 και καθορισμού τυπικής διαδικασίας εξουσιοδότησης χρηστών και διαχειριστών αυτού.

12) Το γεγονός ότι από τις διατάξεις της παρούσας δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού, αποφασίζουμε:

Α) Την 22 Ιανουαρίου 2018 τίθεται σε παραγωγική λειτουργία το πληροφοριακό σύστημα της παρ. 1 του άρθρου 115 του ν.4483/2017 (ΦΕΚ Α107/31.07.2017), σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 116 του ως άνω νόμου, όπως αυτή προσετέθη με την παρ. 1 του άρθρου 30 του ν.4508/2017 (ΦΕΚ Α’200/22.12.2017).

Β) Όλες οι κατά τόπους υπηρεσίες Δημοτολογίου των Δήμων θα διακόψουν τις εργασίες ενημέρωσης των τοπικά εγκατεστημένων πληροφοριακών συστημάτων δημοτολογίου, μέσω των οποίων ενημερώνεται το ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα εθνικού δημοτολογίου (ΟΠΣΕΔ) την 12 Ιανουαρίου 2018 και ώρα 15.00μ.μ.. Η επανάληψη των εργασιών ενημέρωσης των στοιχείων δημοτολογίου θα γίνει την 22 Ιανουαρίου 2018, με την έναρξη του κανονικού ωραρίου λειτουργίας των υπηρεσιών και με αποκλειστική χρήση του νέου πληροφοριακού συστήματος μητρώου πολιτών. Κατά τη διάρκεια αυτών των ημερών δεν θα πραγματοποιείται καμία εγγραφή, διαγραφή, συμπλήρωση ή μεταβολή στοιχείων σε οικογενειακές μερίδες στα Δημοτολόγια των Δήμων της Χώρας. Σε όλως εξαιρετικές περιπτώσεις και μετά από αιτιολογημένη αίτηση ενδιαφερομένου πολίτη δύναται να γίνεται καταχώριση εγγραφής στα χειρόγραφα βιβλία του δημοτολογίου. Σε αυτές τις εξαιρετικές περιπτώσεις οι συγκεκριμένες καταχωρίσεις θα εισαχθούν υποχρεωτικά και κατά προτεραιότητα στο νέο πληροφοριακό σύστημα μητρώου πολιτών, με την έναρξη της παραγωγικής του λειτουργίας.

Γ) Όλες οι κατά τόπους υπηρεσίες Ληξιαρχείων των Δήμων θα διακόψουν τις εργασίες ενημέρωσης του πληροφοριακού συστήματος ληξιαρχικών πράξεων του Υπουργείου Εσωτερικών την 16 Ιανουαρίου 2018 και ώρα 15.00 μ.μ.. Η επανάληψη των εργασιών ενημέρωσης των στοιχείων των κατά τόπους Ληξιαρχείων θα γίνει την 22 Ιανουαρίου 2018, με την έναρξη του κανονικού ωραρίου λειτουργίας των υπηρεσιών και με αποκλειστική χρήση του νέου πληροφοριακού συστήματος μητρώου πολιτών.

Δ) Για το χρονικό διάστημα που διαρκεί η μετάπτωση των δεδομένων των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Υπουργείου Εσωτερικών στο «Μητρώο Πολιτών» καταργείται η εκτύπωση ληξιαρχικών πράξεων από το Πληροφοριακό Σύστημα Ληξιαρχικών Πράξεων.

Ε) Οι Δήμοι αμέσως με τη έναρξη ισχύος της παρούσας υποχρεούνται να φροντίσουν για τον εφοδιασμό τους με ληξιαρχικά βιβλία, γεννήσεων, γάμων, συμφώνων συμβίωσης, θανάτων σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 8 παρ. 1 και 6 του ν.344/1976 «Περί ληξιαρχικών πράξεων» (ΦΕΚ 143 Α’), όπως αυτό ισχύει μετά την αντικατάσταση του από το άρθρο 29 του ν.3801/2009 (ΦΕΚ 163 Α’), σε αριθμό έκαστο όσες και οι ληξιαρχικές τους περιφέρειες. Κάθε ληξιαρχική περιφέρεια θα τηρεί από μία πεντάδα των κύριων ληξιαρχικών βιβλίων, τα οποία σύμφωνα με την ανωτέρω Υπουργική απόφαση θα αναγράφουν το όνομα του νέου Δήμου και το όνομα της δημοτικής ενότητας με την οποία ταυτίζεται.

ΣΤ) Τα κύρια ληξιαρχικά βιβλία (γεννήσεων, γάμων, συμφώνων συμβίωσης, θανάτων) προ της χρησιμοποιήσεως τους, θα αριθμηθούν κατά σελίδα και θα μονογραφηθούν από τον κατά τόπο αρμόδιο Ειρηνοδίκη, όπως ορίζεται σχετικώς στην παρ.5 του άρθρου 8 του ν.344/1976, σημειούμενης σχετικής θεωρήσεως στην τελευταία σελίδα αυτών. (Υπόδειγμα 10, της με Α.Π. 7643/ Κ.Δ. 4/29-01-1977 εγκυκλίου με την οποία κοινοποιείται ο ν. 344/1976 και τα κατ’ εξουσιοδότηση αυτού εκδοθέντα π.δ./τα 850/1976 και 943/1976 και παρέχονται οδηγίες επ’ αυτών).

Ζ) Οι ληξίαρχοι των δήμων θα μεριμνήσουν για το κλείσιμο των κύριων ληξιαρχικών βιβλίων (γεννήσεων, γάμων, συμφώνων συμβίωσης, θανάτων) του τρέχοντος έτους με τη σύνταξη σχετικής έκθεσης (Υπόδειγμα 11, σελ. 168 της ως άνω εγκυκλίου) αμέσως μετά την τελευταία πράξη που καταχωρίστηκε στο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Ληξιαρχικών Πράξεων. Τα βιβλία αυτά μαζί με τα αντίστοιχα των παρελθόντων ετών θα φυλάσσονται στο ληξιαρχείο της ληξιαρχικής περιφέρειας.

Η) Από την έναρξη λειτουργίας του Πληροφοριακού Συστήματος Μητρώο Πολιτών τα χειρόγραφα βιβλία αφού κλείσουν με τη σύνταξη σχετικής έκθεσης (Υπόδειγμα 11, σελ. 168 της ως άνω εγκυκλίου) θα σαρωθούν προκείμενου να ενταχθούν – να καταχωριστούν κατά προτεραιότητα στο σύστημα.

Θ) Τα υπάρχοντα χειρόγραφα βιβλία εκθέσεων που τηρούνται στα Ληξιαρχεία της Χώρας από την ημερομηνία έναρξης λειτουργίας του Μητρώου Πολιτών κλείνονται με σχετική έκθεση βεβαίωσης κλεισίματος, την οποία συντάσσει ο Ληξίαρχος, αμέσως μετά την τελευταία πράξη αναφέροντας τον αριθμό των εγγραφών στο βιβλίο σύμφωνα με το σχετικό ως ανωτέρω Υπόδειγμα.

Ι) Τα ανωτέρω ισχύουν και για τα ληξιαρχικά βιβλία του Ειδικού Ληξιαρχείου για όσες πράξεις αυτό συντάσσει πρωτογενώς.

Κ) Με την έναρξη λειτουργίας του συστήματος κάθε Ληξιαρχικό Βιβλίο συμπεριλαμβανομένου του βιβλίου εκθέσεων, δημιουργείται από εκτυπωμένα -από το Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» – φύλλα ληξιαρχικών πράξεων, τα οποία φέρουν χαρακτηριστικό ασφαλείας που παράγεται αυτόματα από το σύστημα και υπογράφονται από τον δηλούντα το γεγονός και από τον Ληξίαρχο. Στο Πληροφοριακό Σύστημα «Μητρώο Πολιτών» η αρίθμηση των πράξεων – εκθέσεων θα ξεκινήσει από τον αριθμό ένα (1) και ως αριθμός τόμου θα συμπληρωθεί (με αριθμό και όχι με γράμμα) ο αριθμός που έπεται του κλεισμένου τόμου.

Λ) Ορίζουμε ως πολιτική ασφάλειας του πληροφοριακού συστήματος του άρθρου 115 του ν.4483/2017 το σύνολο τεχνικών και οργανωτικών μέτρων τα οποία περιλαμβάνονται στα παραδοτέα τεύχη του έργου, τα οποία χαρακτηρίζουμε ως «ΑΠΟΡΡΗΤΑ», όπως αυτά συμπληρώνονται, προσαρμόζονται και εξειδικεύονται μέσω των εκάστοτε σχετικών μας αποφάσεων που αφορούν στον ορισμό υπευθύνων ανάληψης ρόλων, την εκτέλεση καθορισμένων εργασιών, τον καθορισμό διαδικασιών και την απαρέγκλιτη τήρηση και εφαρμογή αυτών.

Μ) Με την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του πληροφοριακού συστήματος της παρ. 1 του άρθρου 115 του ν.4483/2017 ορίζονται ως διαχειριστές αυτού τακτικοί υπάλληλοι των Διευθύνσεων της Γενικής Διεύθυνσης Εσωτερικών και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Εσωτερικών. Ο ορισμός των ως άνω υπαλλήλων γίνεται με πράξη του προϊσταμένου της οικείας Γενικής Διεύθυνσης, στην οποία καθορίζονται επίσης τα καθήκοντα, οι υποχρεώσεις και οι ευθύνες, τις οποίες αναλαμβάνουν οι οριζόμενοι υπάλληλοι.

Ν) Μετά την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του πληροφοριακού συστήματος της παρ. 1 του άρθρου 115 του ν.4483/2017, μπορεί να ορίζονται ως χρήστες του συστήματος με δικαιώματα μόνο για ανάγνωση δεδομένων, τακτικοί υπάλληλοι του Υπουργείου Εσωτερικών, οι οποίοι υπηρετούν σε Διευθύνσεις αυτού, που ασκούν αρμοδιότητες σχετικές με τα πληροφοριακά δεδομένα του συστήματος. Ο ορισμός των ως άνω υπαλλήλων γίνεται με πράξη του προϊσταμένου της Γενικής Διεύθυνσης Εσωτερικών και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Εσωτερικών, μετά από σχετική πρόταση των προϊσταμένων των αντίστοιχων οργανικών μονάδων.

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Αθήνα, 2 Ιανουαρίου 2018