ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΒΙΒΛΙΩΝ ΤΩΝ ΥΠΟΛΟΓΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΩΝ

“Περί κλεισίματος των βιβλίων των Υπολόγων Διαχειριστών του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου καθώς και των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου εφόσον επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ένωση, οικονομικού έτους 2001”.

(Α.Υ.Ο. 1116365/3491/1190/ΠΟΛ. 1369/20.12.2001)ΣΧΕΤ: α) Οι διατάξεις του άρθρου 58 του Ν.2362/1995 περί Δημοσίου Λογιστικού, Ελέγχου των δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις.

β) Το Π.Δ. 167/96 “Τροποποίηση διατάξεων του Π.Δ. 284/88 «Οργανισμός Υπουργείου Οικονομικών» (Α. 128) και Συγκρότηση Γενικών Διευθύνσεων”, .

γ) Το Π.Δ. 211/96 (Φ.Ε.Κ. 166/Α) “Σύσταση Οικονομικών Επιθεωρήσεων”.

δ) Η αριθμ. 1018049/281/208Α/9-2-98 Απόφαση του Υφυπουργού των Οικονομικών.

ε) Το άρθρο 20 παράγραφος 26 του Ν. 2459/1997 (Φ.Ε.Κ. 17/Α),

στ) Το άρθρο 8 του Ν.Δ. 496/74 “Περί Λογιστικού των Ν.Π.Δ.Δ.”.

ζ) Το άρθρο 11 παρ. 14 και 15 του Ν. 2954/2001 (Φ.Ε.Κ.255/2-11-2001) Φορολογικές ρυθμίσεις, αμοιβαία κεφάλαια, συμπλήρωση της χρηματιστηριακής νομοθεσίας και άλλες διατάξεις.

η) Η απόφαση αριθμ. 1042108/473/ Α0006/5-5-2000 απόφαση Υπουργού Οικονομικών (ΦΕΚ595τ.Β΄/5-5-2000) Μεταβίβαση της εξουσίας να υπογράφουν. “Με Εντολή Υπουργού” στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Οικονομικών κ.λ.π.

Α. ΓΕΝΙΚΑ

Όπως είναι γνωστό με τη λήξη κάθε οικονομικού έτους γίνεται το κλείσιμο των βιβλίων όλων των Δημοσίων διαχειρίσεων (Χρηματικού και υλικού), των διαχειρίσεων των Ν.Π.Δ.Δ. καθώς και των Ν.Π.Ι.Δ. εφόσον αυτά επιχορηγούνται ή χρηματοδοτούνται από το Δημόσιο ή την Ευρωπαϊκή Ένωση.

Το κλείσιμο όλων των διαχειρίσεων θα γίνεται εφ’ εξής υποχρεωτικά την 31 Δεκεμβρίου εκάστου έτους (άρθρο 11 παρ. 14 και 15 Ν. 2954/2001 (Φ.Ε.Κ. 255/2-11-2001), λόγω ένταξης της Ελλάδος στο Ενιαίο Οικονομικό και Νομισματικό Σύστημα – ΕΥΡΩ – από 1-1-2002.

Με την [δ] σχετική Υπουργική Απόφαση για τη θεώρηση του κλεισίματος ορίζονται οι Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών.

– Σε περίπτωση συμπτώσεως του προσώπου του Προϊσταμένου και του υπολόγου, η θεώρηση ενεργείται από υπάλληλο που ορίζεται από την αμέσως Προϊσταμένη αυτού Αρχή ή την Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Ν.Π. και προκειμένου για διαχειρίσεις του Υπουργείου Οικονομικών ο Προϊστάμενος της αρμόδιας Οικονομικής Επιθεώρησης (σχετ. η αριθμ. 1043053/483/A0006/9-5-2000 απόφαση Υφυπουργού Οικονομικών περί μεταβίβασης αρμοδιοτήτων, καθώς και εξουσίας να υπογράφουν «Με Εντολή Υφυπουργού»,στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Οικονομικών, στο Γενικό Γραμματέα Πληροφοριακών Συστημάτων, στον Ειδικό Γραμματέα του ΣΔΟΕ, στους Γενικούς Διευθυντές και στους Προϊσταμένους Διευθύνσεων, Τμημάτων και Αυτοτελών Γραφείων της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Οικονομικών).

– Εξαίρεση της ανωτέρω διαδικασίας του κλεισίματος των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων αποτελούν οι διαχειρίσεις:

Των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ν.Π.Ι.Δ. που δεν έχουν υπηρεσίες ή υπαλλήλους ή υπαλληλική ιεραρχία και η συγκρότησή τους εξαντλείται σε αυτό τούτο το Συλλογικό Όργανο. Η θεώρηση και το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνεται από όλα τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.

Σχετική για τo θέμα αυτό είναι η υπ. αριθμ. 2518/23-9-96 Γνωμοδότηση του Γραφείου Νομικού Συμβούλου του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, που έγινε αποδεκτή από τον οικείο Υπουργό στις 16-10-1996 και αναφέρεται στο κλείσιμο των βιβλίων των Σχολικών Επιτροπών του Ν.1894/1990.

Δεν θεωρούνται και δεν κλείνονται τα βιβλία των υπολόγων διαχειριστών των Παγίων Προκαταβολών και των Χ.Ε.Π.

Κατόπιν των ανωτέρω παρακαλούμε όπως ορίσετε έγκαιρα τους υπαλλήλους αυτούς και παρακολουθήσετε με ιδιαίτερη φροντίδα και προσοχή την εκτέλεση αυτής της εργασίας για την πιστή εφαρμογή των οδηγιών που δίνονται πιο κάτω.

Επειδή στο παρελθόν παρατηρήθηκε καθυστέρηση στο κλείσιμο των βιβλίων με υπαίτιους τους υπολόγους, οι οποίοι δεν ενημέρωσαν έγκαιρα τα σχετικά βιβλία, θα πρέπει, μόλις λάβετε την εγκύκλιο αυτή με επείγουσα δικής σας διαταγή προς όλους τους υπολόγους χρηματικού και υλικού της δικαιοδοσίας σας, να επιστήσετε την προσοχή τους για την πλήρη ενημέρωση των βιβλίων την 31η Δεκεμβρίου 2001 ώστε να είναι δυνατή η άμεση θεώρησή τους.

Β. ΓΕΝΙΚΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ

1) Ενέργειες για το κλείσιμο

Πρώτα θα κλειστούν όλα τα βιβλία κάθε διαχείρισης, δηλαδή τα βιβλία: Ταμείου, Ημερολογίου, Καθολικού, Αποθήκης, Ενσήμων και κάθε άλλου είδους δημόσιου υλικού. Θα εξαχθούν τα υπόλοιπα των λογαριασμών των διαχειρίσεων που βρίσκονται στις Τράπεζες ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο και θα εξακριβωθούν από επίσημο έγγραφο ή δελτίο της Τράπεζας από το οποίο θα φαίνεται η κίνηση των λογαριασμών. Θα θεωρούνται στελέχη των γραμματίων είσπραξης των χρηματικών ενταλμάτων πληρωμής και γενικά κάθε στοιχείο με το οποίο ενεργείται η χρέωση και η πίστωση των υπολόγων. Ύστερα, κάτω από την τελευταία εγγραφή των βιβλίων που αναφέρονται πιο πάνω καθώς και στο πίσω μέρος των στοιχείων με τα οποία ενεργείται η χρεωπίστωση των υπολόγων θα γραφεί η λέξη “ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ”, η ημερομηνία που πράγματι κλείστηκαν τα βιβλία και τέλος η υπογραφή του Προϊσταμένου ή του υπαλλήλου που τα θεώρησε.

Όπου τηρείται μηχανογραφικό σύστημα και τα βιβλία τηρούνται μηχανογραφικά, θα θεωρούνται οι αντίστοιχες εκτυπώσεις.

Επισημαίνουμε ότι, το βιβλίο Αποθήκης Υλικού των Δ.Ο.Υ. τηρείται προαιρετικά ακόμη και αν η διαχείριση έχει ενταχθεί στο σύστημα ΤAXIS, προς υποβοήθηση του διαχειριστή και του ελέγχου.

2) Πρωτόκολλο κλεισίματος

Οι πιο πάνω πράξεις θα αναφέρονται στο πρωτόκολλο κλεισίματος που θα συντάσσεται σε τρία (3) αντίτυπα εκτός των παρακάτω Ν.Π.Δ.Δ. και των επιχορηγούμενων Ν.Π.Ι.Δ., των οποίων το πρωτόκολλο θα συντάσσεται σε τέσσερα (4) αντίτυπα

α) Α.Ε.I. – Τ .Ε.I.

β) Νοσοκομεία

γ) Ιδρύματα Πρόνοιας

δ) Ο.Τ.Α. Α΄ και Β΄ Βαθμού

ε) Ερευνητικά Ιδρύματα

στ) Ασφαλιστικά Ταμεία

το οποίο θα υπογράφεται από τον υπάλληλο που τα θεώρησε και τον υπόλογο διαχειριστή.

Το πρωτόκολλο θα πρέπει απαραιτήτως να αναφέρει:

α) Το χρηματικό υπόλοιπο του προηγουμένου οικονομικού έτους.

β) Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των Γενικών Λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπά τους, προκειμένου δε για διαχ/ση υλικών θα σημειώνονται χωριστά για κάθε είδος οι ποσότητες που εισήχθησαν και εξήχθησαν, καθώς και τα υπόλοιπά τους ή το λογιστικό αποτέλεσμα αυτών.

γ) Το Ταμειακό υπόλοιπο θα αναλύεται σε ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου διαχειριστή. σε ποσό που βρίσκεται κατατεθειμένο στην Τράπεζα της Ελλάδος ή σε άλλο Πιστωτικό Ίδρυμα, που θα επιβεβαιώνεται από αντίγραφο του σχετικού λογαριασμού της Τράπεζας.

Για το ποσό που βρίσκεται στα χέρια του υπολόγου, θα πρέπει να αιτιολογείται πλήρως η ανάγκη που επιβάλλει τη μη κατάθεσή του στην Τράπεζα και σε καμιά περίπτωση δεν πρέπει να είναι ανώτερο των 1.467 Ευρώ έως 2.935 Ευρώ του ταμειακού υπολοίπου, κατά περίπτωση.

δ) Τα βιβλία που κλείστηκαν, τον αριθμό των τίτλων που εκδόθηκαν π.χ. ενταλμάτων, γραμματίων κ.λ.π. και θα σημειώνεται ο αύξοντας αριθμός τους (από …… μέχρι ……..) και

ε) Αν ο διαχειριστής έχει ή όχι άλλη δια/ση και εφόσον έχει, αν κλείσθηκαν τα βιβλία της και θα επισυνάπτεται και σχετική υπεύθυνη δήλωσή του.

3) Υποβολή πρωτοκόλλων

– Από τα πρωτόκολλα αυτά, το ένα θα πάρει ο υπόλογος διαχειριστής, για να το επισυνάψει μαζί με τα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισής του στο Ελεγκτικό Συνέδριο ή στον αρμόδιο Πάρεδρο του Ελεγκτικού Συνεδρίου, εφόσον υποχρεούται εκ του Νόμου σε κατασταλτικό έλεγχο, ή στην Υπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το Ν.Π., μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή χρηματοδότησης.

Το δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο του υπολόγου διαχειριστή και το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου, στην αρμόδια Διεύθυνση της Οικονομικής Επιθεώρησης του Υπουργείου Οικονομικών, η οποία θα φροντίσει για την φύλαξή τους για δέκα έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται, ως κάτωθι:

Α. Νομών Αττικής, Κυκλάδων, στις Δ/νσεις Οικονομικών Επιθεωρήσεων Αθηνών, Πειραιώς, Ανατολικής και Δυτικής Αττικής αντίστοιχα, Κολωνού 2 – Τ.Κ. 104 37 ΑΘΗΝΑ.

Β. Νομών Θεσσαλονίκης, Πιερίας στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Θεσσαλονίκης, Νικ. Ουρανού 15 – Τ .Κ. 546 27 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ.

Γ. Νομών Σερρών, Χαλκιδικής, Κιλκίς, Πέλλας, Ημαθίας στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Υπολοίπου Κεντρικής Μακεδονίας Νικ. Ουρανού 15 – Τ.Κ. 546 27 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ.

Δ. Νομών ΄Εβρου, Ροδόπης, Ξάνθης, Δράμας, Καβάλας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης, Μερ. Σερρών 46 Τ.Κ. 691 00 ΚΟΜΟΤΗΝΗ.

Ε. Νομών Φλώρινας, Κοζάνης, Καστοριάς, Γρεβενών, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Δυτικής Μακεδονίας, Μουράτη 3 – Τ.Κ. 501 00 ΚΟΖΑΝΗ.

ΣΤ. Νομών Ιωαννίνων, ΄Αρτας, Θεσπρωτίας, Πρέβεζας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Ηπείρου Ν. Ζέρβα 28-30 – Τ .Κ. 432 32 IΩΑΝΝIΝΑ.

Ζ. Νομών Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων, Καρδίτσας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Θεσσαλίας, Αλεξ. Παναγούλη 66 – Τ.Κ. 411 10 ΛΑΡΙΣΑ.

Η. Νομών Κέρκυρας, Λευκάδας, Κεφαλληνίας, Ζακύνθου, στη Δ/ νση Οικονομικής Επιθεώρησης Ιονίων Νήσων, θέση ΑΛΥΚΕΣ Ποταμού – Τ.Κ. 491 00 ΚΕΡΚΥΡΑ.

Θ. Νομών Αιτωλοακαρνανίας, Αχαίας, Ηλείας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Δυτικής Ελλάδας, Κτίριο Λιμένα – Τ.Κ. 26110 ΠΑΤΡΑ.

Ι. Νομών Φθιώτιδας, Ευρυτανίας, Φωκίδας, Βοιωτίας, Ευβοίας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Στερεάς Ελλάδας, Όθωνος 57 – Τ.Κ. 351 00 ΛΑΜIΑ.

IΑ. Νομών Κορινθίας, Αργολίδας, Αρκαδίας, Μεσσηνίας, Λακωνίας, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Πελοπονήσσου, Πλατεία Κολοκοτρώνη 22 – Τ .Κ. 221 00 ΤΡΙΠΟΛΗ.

IΒ. Νομών Λέσβου, Χίου, Σάμου, στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Βορείου Αιγαίου, Βουρνάζων 2 – Τ.Κ. 811 00 ΜΥΤΙΛΗΝΗ.

IΓ. Νομών Χανίων, Ρεθύμνης, Ηρακλείου, Λασιθίου, Δωδεκανήσου στη Δ/νση Οικονομικής Επιθεώρησης Κρήτης, Ιδομενέως 28 – Τ.Κ. 712 02 ΗΡΑΚΛΕΙΟ ΚΡΗΤΗΣ.

Όσα Ν.Π. συντάσσουν πρωτόκολλο κλεισίματος σε τέσσερα (4) αντίτυπα (ως ανωτέρω παράγραφος 2) το 4ο αντίτυπο, θα το στέλνουν στο Γ.Λ. Κράτους, Δ/νση 39η Ν.Π.Δ.Δ., Τμήμα Γ’ – Πανεπιστημίου 37 – Τ.Κ. 101 65 Αθήνα

4) Διαχειρίσεις Δημοσίων Οικονομικών Υπηρεσιών (Δ.Ο.Υ.)

Για τις διαχειρίσεις των Δ.Ο.Υ. θέλουμε να τονίσουμε ότι τα πρωτόκολλα κλεισίματος των βιβλίων τους, συντάσσονται σε πέντε (5) αντίτυπα και αποτελούν απαραίτητα δικαιολογητικά των ετησίων λογαριασμών που υποβάλλονται στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Επιβάλλεται λοιπόν το σχετικό κλείσιμο να γίνεται έγκαιρα, για να μην καθυστερεί η υποβολή των λογαριασμών αυτών.

Κατά το κλείσιμο των βιβλίων των Δ.Ο.Υ. θα θεωρηθούν και θα κλειστούν μαζί με τα βιβλία της διαχείρισης και τα βιβλία των αρμοδίων Γραφείων Παρακαταθηκών, θα συνταχθεί δε για τη διαχείριση αυτή ιδιαίτερο πρωτόκολλο, με πίνακες μετρητών και αυτουσίων παρακαταθηκών σε τρία (3 ) αντίτυπα από τα οποία το ένα θα υποβληθεί απ’ ευθείας στην εδώ Κεντρική Διεύθυνση του Ταμείου Παρακαταθηκών και Δανείων (Προϊστάμενο Γραφείου Ελεγκτικού Συνεδρίου).

Πρέπει να σημειώσουμε ότι η πιο πάνω Κεντρική Δ/νση δίνει κάθε χρόνο ειδικές οδηγίες για τον τρόπο που θα γίνει η θεώρηση των βιβλίων των κατά τόπους Γραφείων Παρακαταθηκών, με εγκύκλιό της προς τους Προϊσταμένους των Δ.Ο.Υ., οι οποίοι ως Προϊστάμενοι των υπολόγων διαχειριστών, θα θεωρήσουν και θα κλείσουν τα βιβλία του Γραφείου Παρακαταθηκών (Π.Δ.16/89 άρθρο 4).

5) Διαχειρίσεις Ν.Π.

Προκειμένου για τις διαχειρίσεις των Ν .Π. το κλείσιμο των βιβλίων τους θα γίνεται εφ’ εξής υποχρεωτικά την 31 Δεκεμβρίου εκάστου έτους (άρθρο 11 παρ.14 & 15 Ν. 2954/2001 Φ.Ε.Κ. 255/ 2-11-2001).

Σε περίπτωση που σε κάποια διαχείριση διαπιστωθεί διαχειριστική αταξία, ο υπάλληλος που θεωρεί το κλείσιμο των βιβλίων πρέπει να αναφέρει σχετικά, αμέσως στην Προϊσταμένη του Αρχή ή στην Υπηρεσία που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Ν.Π., η οποία στη συνέχεια θα μας ενημερώσει με F ΑΧ για να λάβουμε τα απαραίτητα μέτρα που προβλέπουν οι σχετικές διατάξεις.

Η διαχειριστική αταξία που τυχόν θα διαπιστωθεί πρέπει να γραφτεί και στο πρωτόκολλο.

Επίσης στο πρωτόκολλο θα πρέπει να αναφέρεται και το νομοθέτημα με το οποίο συστήθηκε το Ν.Π. καθώς και το Φ.Ε.Κ. στο οποίο δημοσιεύτηκε αυτό, για να είναι δυνατή η επαλήθευση της νομικής του μορφής, ή ο σκοπός της επιχορήγησης ή χρηματοδότησης, προκειμένου να ερευνάται και η υλοποίηση του σκοπού αυτού, Οι διαχειρίσεις των Ο.Τ.Α. Α΄ και Β΄ βαθμού καθώς και τα Ν.Π. αυτών, θα υποβάλλουν τα πρωτόκολλα κλεισίματος σύμφωνα με το άρθρο 12 παρ. 8 Ν. 2539/ 1997 (Φ.Ε.Κ. 244/4-12-97).

6) Διαχειρίσεις που υπάγονται στο Υπουργείο Εθνικής ΄Αμυνας και Δημόσιας Τάξης

Το κλείσιμο των διαχειρίσεων αυτών (χρηματικού και υλικού) θα γίνει από οικονομικούς αξιωματικούς που θα ορισθούν με διαταγή των Υπουργείων και στους οποίους θα δοθούν ειδικές οδηγίες.

7) Διαχειρίσεις Τελωνείων

Οι διαχειρίσεις των Τελωνείων θα θεωρηθούν για το κλείσιμο των βιβλίων τους από τους Προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών. Με το κλείσιμο των βιβλίων θα συνταχθούν τέσσερα [4] διαφορετικά πρωτόκολλα, τα οποία αντιστοιχούν σε ισάριθμους λογαριασμούς, που έχουν καθιερωθεί από το Ελεγκτικό Συνέδριο δηλαδή:

– της χρηματικής διαχείρισης.

– της διαχείρισης Τελωνειακών Παρακαταθηκών.

– της διαχείρισης των υπερωριών (ΔΕΤΕ) και

– της διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών.

Καθένα από αυτά τα πρωτόκολλα θα συντάσσεται σε τέσσερα ( 4 ) αντίτυπα.

Το ένα παραμένει στο αρχείο της Υπηρεσίας και θα τίθεται υπόψη του Επιθεωρητή κατά την τακτική Επιθεώρηση του οικονομικού έτους.

Τα δύο θα κρατούνται από τον Τελωνειακό υπόλογο προκειμένου να επισυναφθούν το ένα στους λογαριασμούς της αρμόδιας διαχείρισης και το άλλο στους λογαριασμούς της διαχείρισης του επομένου έτους, όπως προβλέπεται από τις διατάξεις περί “Ελεγκτικού Συνεδρίου”.

Το τέταρτο αντίτυπο θα διαβιβάζεται μέσω της Υπηρεσίας του υπολόγου στην αρμόδια Οικονομική Επιθεώρηση (ως ανωτέρω παράγραφος 3).

Ως προς το περιεχόμενο των τεσσάρων [4] αυτών πρωτοκόλλων τονίζονται τα παρακάτω:

α) Το πρωτόκολλο χρηματικής διαχείρισης πρέπει να περιλαμβάνει εκτός από τα αναφερόμενα στην παράγραφο 2 των οδηγιών και

αα) τη χρέωση, δηλαδή τις συνολικές εισπράξεις των εσόδων που πραγματοποιούν τα Τελωνεία υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων

αβ) την πίστωση, δηλαδή το σύνολο των εισπράξεων που κατατέθηκαν στη Δ.Ο.Υ., με γραμμάτια παραλαβής υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων

αγ) το σύνολο των εισπράξεων που πραγματοποιήθηκαν για αχρεωστήτως πληρωθέντα ποσά.

β) Το πρωτόκολλο διαχείρισης τελωνειακών παρακαταθηκών πρέπει να περιέχει:

βα) τη χρέωση, δηλαδή το υπόλοιπο εκκρεμών παρακαταθηκών κατά την έναρξη του οικονομικού έτους και το σύνολο των παρακαταθηκών που εισπράχθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους.

ββ) την πίστωση, δηλαδή το συνολικό ποσό των παρακαταθηκών που τακτοποιήθηκαν, είτε με έκδοση τακτικών διπλοτύπων ή τριπλοτύπων είσπραξης, είτε με επιστροφή του ποσού των παρακαταθηκών στους καταθέτες καθώς και το σύνολο των παρακαταθηκών που παραμένουν εκκρεμείς και τις οποίες θα πρέπει ο υπάλληλος που κάνει τη θεώρηση να επαληθεύει την ύπαρξή τους και να γίνεται ειδική μνεία στο Πρωτόκολλο

γ) Το πρωτόκολλο διαχείρισης υπερωριών (ΔΕΤΕ) πρέπει να περιλαμβάνει:

γα) το σύνολο των εισπράξεων που τυχόν στάλθηκαν από άλλες τελωνειακές αρχές.

γβ) το σύνολο των υπερωριών που δόθηκαν σε υπαλλήλους και αυτών που στάλθηκαν σε άλλες αρχές.

δ) Το πρωτόκολλο διαχείρισης ενσήμων ταινιών Φορολογίας Βιομηχανοποιημένων καπνών πρέπει να περιλαμβάνει

δα) Τη χρέωση με το υπόλοιπο κατά την 31 Δεκεμβρίου του προηγουμένου οικονομικού έτους σε ποσό τεμαχίων ταινιών καπνού με την αντίστοιχη αξία τους καθώς και κατά τη διάρκεια του έτους της διαχείρισης.

δβ) Την πίστωση των παραδοθεισών ταινιών καπνού κατά τη διάρκεια της διαχείρισης του υπολόγου και το καταλειπόμενο υπόλοιπο κατά τη λήξη του οικονομικού έτους με την αντίστοιχη αξία τους.

Τέλος στη σχετική πράξη θεώρησης των διαχειριστικών βιβλίων (τίτλων είσπραξης εσόδων υπέρ του Δημοσίου και Τρίτων), θα πρέπει να γράφεται και ο αριθμός του τελευταίου διπλοτύπου που εκδόθηκε

8) Διαχειρίσεις Ταχυδρομικών Γραφείων

Τα Ταχυδρομεία αποτελούν Αυτόνομο Οργανισμό Ιδιωτικού Δικαίου (Ν.Δ. 496/70) και επομένως δεν θα γίνει θεώρηση και κλείσιμο των βιβλίων τους.

Το Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο όμως αποτελεί αυτοτελή Δημόσια Υπηρεσία σε οικονομική αποκέντρωση (Β.Δ. 872/ 60) και συνεπώς τα βιβλία της διαχείρισής του υπόκεινται σε θεώρηση.

9) Διαχειρίσεις Φυλακών και Αναμορφωτικών Καταστημάτων

Στις Υπηρεσίες αυτές υπάρχουν οι πιο κάτω διαχειρίσεις:

α) Κρατικού Προϋπολογισμού

β)Πάγιας Προκαταβολής

γ) Κεφαλαίων Εργασίας Κρατουμένων

δ) Ταμείου Κέρδους Σιγαρέττων

Ο έλεγχος των διαχειρίσεων θα στρέφεται στα θέματα εκείνα που προβλέπει η αριθμ. 5287/10.2.45 εγκύκλιος του Υπουργείου Δικαιοσύνης η οποία έχει κοινοποιηθεί σε όλους τους Διευθυντές Φυλακών και Αναμορφωτικών Καταστημάτων,

10) Έγκαιρη εκτέλεση

Οι Διευθύνσεις Οικονομικού των Υπουργείων και των Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων, καθώς και οι Διευθύνσεις Τοπικής Αυτοδιοίκησης και Διοίκησης των Γενικών Διευθύνσεων Περιφέρειας, θα πρέπει να δώσουν οδηγίες προς τους Προϊσταμένους των Υπηρεσιών και Ν .Π. των οποίων τον έλεγχο και την εποπτεία ασκούν, ώστε η θεώρηση του κλεισίματος των βιβλίων όλων των διαχειρίσεων να γίνει μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα και όχι πέραν των δύο (2) μηνών.

11) Οδοιπορικά έξοδα

Όπου είναι αδύνατον να γίνει η θεώρηση των βιβλίων από τους Προϊσταμένους των υπολόγων και χρειαστεί να γίνει από υπαλλήλους που ορίζονται από την Προϊστάμενη Αρχή και οι οποίοι θα μετακινηθούν για το σκοπό αυτό, τα οδοιπορικά έξοδα θα βαρύνουν

α) τον φορέα των Δημοσίων Υπηρεσιών των οποίων θεωρείται η διαχείριση για το κλείσιμο των βιβλίων τους και

β) τα οικεία Νομικά Πρόσωπα των οποίων τα βιβλία θεωρούνται για το κλείσιμο.

(Αριθ. Πρωτ. 1018040/281/208Α/9.2.1998)

Ετήσιο κλείσιμο βιβλίων Υπολόγων Διαχειριστών

ΑΠΟΦΑΣΗ

Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ

ΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ

Έχοντας υπόψη:

1. Τις διατάξεις του άρθρου 58 του N. 2362/1995 (Φ.Ε.Κ. 247 Α) Περί Δημοσίου Λογιστικού, Ελέγχου των Δαπανών του Κράτους και άλλες Διατάξεις.

2. Του Π.Δ. 167/96 ”Τροποποίηση διατάξεων του Π.Δ. 284/88 “Οργανισμός Υπουργείου Oικονομικών” (Α.128) και Συγκρότηση Γενικών Διευθύνσεων.

3. Το Π.Δ. 211/96 (Φ.Ε.Κ. 166/Α) Σύσταση Οικονομικών Επιθεωρήσεων.

4. Την με αριθμ.1026431/268/0006Α/ 2-3-94 (Φ.Ε.Κ.154/8/7 -3-94) κοινή απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Οικονομικών. “Ανάθεση αρμοδιοτήτων Υπουργού Οικονομικών στους Υφυπουργούς Οικονομικών”.

5. Το γεγονός ότι από τις διατάξεις της παρούσας δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του Κρατικού Προϋπολογισμού.

Αποφασίζουμε:

Εξοοσιοδοτούμε τους Προϊσταμένους των υπολόγων διαχειριστών του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου (Ν.Π.Δ.Δ.) και των Νομικών προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου (Ν.Π.Ι.Δ.), εφόσον επιχορηγούνται. ή χρηματοδοτούνται. από το Δημόσιο ή από την Ευρωπαϊκή Ένωση, για τη θεώρηση τoυ κλεισίματος όλων των βιβλίων των ανωτέρω διαχειρίσεων που κλείνονται. την 31 Δεκεμβρίου κάθε έτους και τη σύνταξη πρωτοκόλλων για τα εμφανιζόμενο στο βιβλία σύνολα χρεώσεως, πιστώσεως, και για τα υπόλοιπα της διαχείρισης.

Για την υλοποίηση της θεώρησης των βιβλίων μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους απαιτούνται οι κατωτέρω ενέργειες:

1. Οι υπόλογοι διαχειριστές για το κλείσιμο της διαχείρισής τους θα προβαίνουν στο τέλος κάθε χρήσης στην ισοζύγιση των στηλών χρέωσης και πίστωσης του Ημερολογίου, στην ισοζύγιση του Ημερολογίου Ταμείου και όλων των λογαριασμών του Καθολικού και Αποθήκης (ανάλογα με τη μορφή της διαχείρισης και το είδος των τηρουμένων βιβλίων), με την άθροιση των στηλών χρέωσης και πίστωσης. στην αναγραφή επί των ασθενεστέρων στηλών των υπολοίπων που προκύπτουν (μεταξύ χρέωσης και πίστωσης) στους μη ισοσκελισμένους λογαριασμούς, ώστε αυτοί να εξισωθούν.

2. Οι Προϊστάμενοι των Υπηρεσιών ή οι υπάλληλοι που θα ορίζονται από την Προϊσταμένη Αρχή των υπολόγων, εφ’ όσον η ιδιότητα του Προϊσταμένου της Υπηρεσίας και του υπολόγου διαχειριστή συμπίπτει στο αυτό πρόσωπο, για τη θεώρηση του κλεισίματος, θα αναγράφουν κάτω από την τελευταία εγγραφή του Ημερολογίου του βιβλίου Ταμείου και των ισοσκελισθέντων λογαριασμών του Καθολικού και Αποθήκης τη λέξη “ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ”, τη χρονολογία θεώρησης και θα θέτουν την υπογραφή τους.

3. Οι ανωτέρω πράξεις θα βεβαιώνονται με πρωτόκολλο που θα συντάσσεται σε τρία αντίτυπα και θα υπογράφεται από τους προαναφερθέντες για τη θεώρηση υπαλλήλους και του υπολόγους διαχειριστές.

4. Στο πρωτόκολλο θα αναγράφονται:

α) Τα συνολικά ποσά χρέωσης και πίστωσης όλων των γενικών λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπά τούτων.

Προκειμένου ειδικά για υλικά τα ποσά τούτων θα εμφανίζονται κατά είδος (εισαγωγή – εξαγωγή – υπόλοιπο).

β) Το υπόλοιπο του Ταμείου θα αναλύεται σε ποσό ευρισκόμενο στα χέρια του διαχειριστή και σε ποσό που έχει κατατεθεί στην Τράπεζα της Ελλάδος ή σε εμπορική Τράπεζα ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο.

Το ποσό που έχει κατατεθεί στις Τράπεζες ή στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο θα προκύπτει από επίσημο παραστατικό στοιχείο του Πιστωτικού Ιδρύματος.

Τα χρηματικά διαθέσιμα πρέπει να έχουν απαραίτητα κατατεθεί σε Πιστωτικό Ίδρυμα. Σε περίπτωση που το ποσό βρίσκεται στα χέρια του διαχειριστή πρέπει να αιτιολογείται πλήρως γιατί βρίσκεται στα χέρια του και σε καμμιά περίπτωση να μην υπερβαίνει το 1/10 του όλου υπολοίπου.

γ) Τα βιβλία που κλείστηκαν καθώς και ο αριθμός των εκδοθέντων τίτλων (από ……. έως …… ) ενταλμάτων – γραμματίων – δελτίων εισαγωγής και εξαγωγής.

δ) Επίσης θα αναφέρεται εάν ο διαχειριστής ασκεί ή όχι άλλη διαχείριση και σε καταφατική περίπτωση αν κλείστηκαν τα βιβλία αυτής.

5. Στην περίπτωση που κατά το κλείσιμο των βιβλίων και τη θεώρηση αυτών διαπιστωθεί διαχειριστική ανωμαλία θα πρέπει αμέσως να αναφέρεται στην Προϊσταμένη Αρχή του υπολόγου ή στο αρμόδιο Υπουργείο που επιχορήγησε ή χρηματοδότησε το Ν.Π. τα οποία στη συνέχεια πρέπει να ενημερώσουν την αρμόδια Διεύθυνση του Υπουργείο Οικονομικών, Διεύθυνση Επιθεώρησης Δ.Δ., Ν.Π. και ΔΕΚΟ, για τη λήψη των προβλεπομένων από τις κείμενες διατάξεις μέτρων.

Από τα πρωτόκολλα αυτά, το ένα αντίτυπο υποβάλλεται από τον υπόλογο διαχειριστή μαζί με τα άλλα παραστατικά στοιχεία της διαχείρισής του στο Ελεγκτικό Συνέδριο, εφ’ όσον υποχρεούται εκ του Νόμου στην υποβολή των στοιχείων για κατασταλτικό έλεγχο, ή στην Υπηρεσία που χρηματοδότησε ή επιχορήγησε το Ν.Π. μαζί με τον απολογισμό της όλης επιχορήγησης ή Χρηματοδότησης.

Το δεύτερο αντίτυπο παραμένει στο αρχείο της Υπηρεσίας του Υπολόγου διαχειριστή και το τρίτο αντίτυπο υποβάλλεται στην αρμόδια Διεύθυνση Οικονομικής Επιθεώρησης (Π.Δ. 211/96) που θα φροντίζει για τη φύλαξη του για δέκα έτη από τη λήξη του οικονομικού έτους στο οποίο αναφέρονται.

Η απόφαση αυτή που ισχύει από την 1η Ιανουαρίου 1998 να δημοσιευτεί στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης.

(Αριθ. πρωτ. 1043053/483/Α0006/9.5.2000)

(ΦΕΚ 622 τ. Β΄/10.5.2000)

Μεταβίβαση αρμοδιοτήτων, καθώς και εξουσίας να υπογράφουν «Με Εντολή Υφυπουργού», στο Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Οικονομικών, στο Γενικό Γραμματέα Πληροφοριακών Συστημάτων, στον Ειδικό Γραμματέα του ΣΔΟΕ, στους Γενικούς Διευθυντές και στους Προϊσταμένους Διευθύνσεων, Τμημάτων και Αυτοτελών Γραφείων της Κεντρικής Υπηρεσίας, των Ειδικών Αποκεντρωμένων Υπηρεσιών και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών.

ΑΠΟΦΑΣΗ

Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ

Έχοντας υπόψη:

1. Τις διατάξεις:

α) Των άρθρων 16,25,28 και 29 του Ν.1558/1985 «Κυβέρνηση και

ιθ) Σύσταση επιτροπής για τον καθορισμό ποσότητας βενζίνης εκχύλισης, που είναι αναγκαία κάθε χρόνο σε κάθε βιομηχανία και την οποία παραλαμβάνει με μειωμένο φόρο κατανάλωσης (άρθρο 2 Β.Δ. 57/24.1.67 -Α.14).

κ) Αποφάσεις καθορισμού διμήνου απόσταξης διημέρων και μεταβολές αυτού (ΚΝΦΟ άρθρο 8 παρ. 1 εδαφ. α΄ υπεδ. 2, Ν. 2127/93, σε συνδυασμό με την παρ. 5 του άρθρου 17 Ν. 2166/93).

κα) Εντολές μετακίνησης υπαλλήλων και λοιπών προσώπων (εντός και εκτός νομού), που ανήκουν στην κατά τόπον αρμοδιότητά τους (άρθρο 3 παρ. 1 του Ν. 2685/99

κβ) Χορήγηση κανονικών αδειών, απουσίας μέχρι 25 ημερών (και επαύξηση αυτών λόγω αναπηρίας), καθώς και αδειών άνευ αποδοχών, αναρρωτικών αδειών, ειδικών αδειών στους Προϊσταμένους των Τελωνείων και η παραπομπή αυτών στις Υγειονομικές Επιτροπές (Ν. 2683/99).

κγ) Αποφάσεις ορισμού μελών επιτροπής για την καταστροφή βιομηχανοποιημένων καπνικών προϊόντων, που κατάσχονται ως αντικείμενα λαθρεμπορίας, Πρόεδρος της οποίας ορίζεται πάντοτε ο αρμόδιος Οικονομικός Επιθεωρητής (άρθρο 120 παρ. 4 Ν. 1165/18) όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 11 παρ. 11 του Ν. 2443/96).

2. Στους Προϊσταμένους των Οικονομικών Επιθεωρήσεων

α) Έγκριση έκδοσης αντιγράφων αποδεικτικών είσπραξης και τίτλων πληρωμένων που απωλέσθη (άρθρο 34 Ν. 2362195 – Α’ 247, άρθρο 76 Π.Δ 16/89 – Α΄ 6 και Π.Δ 5/93 – Α΄3)”.

β) Ακύρωση αποδεικτικών είσπραξης και γραμματίων σε περίπτωση απώλειας (άρθρο 78 Π.Δ 16/89).

γ) Μεταβίβαση πιστώσεων για ενοίκια, γραφικά, μεταφορά χρημάτων και γενικά για όλες τις λειτουργικές δαπάνες των ΔΟΥ, εκτός από τα έξοδα διοικητικής εκτέλεσης (άρθρο 1 Ν.Δ 1337/ 73).

δ) Αποφάσεις για την αποδοχή μεταβίβασης στο Δημόσιο, κληρονομιαίων ακινήτων για εξόφληση φόρου κληρονομιάς (άρθρο 5 Ν. 2097/52 όπως αντικαταστάθηκε και συμπληρώθηκε με τις διατάξεις του άρθρου 37 του Ν.1326/83 και την παρ.6 του άρθρου 18 του Ν.1473/84 και άρθρου 1 του Β.Δ. 705/70).

ιδ) Έλεγχος της νομιμότητας έκδοσης της απόφασης του αρμόδιου Προϊσταμένου ΔΟΥ, που προβλέπεται από την παρ. 5 του άρθρου 33 του Ν. 1591/86 και την παρ.8 άρθρου 33 Ν.1591/86 όπως αυτή προστέθηκε με την παρ.7 του άρθρου 39 του Ν.1914/ 90 Α΄ 178).

ιε) Συγκρότηση και ορισμός μελών των Επιτροπών για τη συντήρηση, επισκευή, δαπάνες κλπ των οχημάτων των Περιφερειακών Υπηρεσιών, εκτός των Υπηρεσιών της Γενικής Γραμματείας Δημοσιονομικής Πολιτικής και της Γενικής Διεύθυνσης Γ.Χ.Κ του Υπουργείου Οικονομικών, καθώς και των Υπηρεσιών που εδρεύουν στη Διοικητική Περιφέρεια του Νομού Αττικής, που προβλέπονται από τις διατάξεις της αριθ. 3373/390/20.3.1975 (Β’ 349) απόφασης του Υπουργού Προεδρίας της Κυβέρνησης (όπως αυτή τροποποιήθηκε, με την αριθ. 4993/ 745/24.4.1975/Β’ 489, απόφαση του ιδίου Υπουργού).

ιστ) Χορήγηση κανονικών αδειών απουσίας μέχρι 25 ημερών (και επαύξηση αυτών λόγω αναπηρίας), καθώς και αδειών άνευ αποδοχών μέχρι 30 εργασίμων ημερών, αναρρωτικών αδειών και ειδικών αδειών, στους Προϊσταμένους των ΔΟΥ και των Κτηματικών Υπηρεσιών, και τους Οικονομικούς Επιθεωρητές ως και παραπομπή τους στις Υγειονομικές Επιτροπές.

ιζ) Χορήγηση αναρρωτικών αδειών στους Προϊσταμένους των ΔΟΥ και των Κτηματικών Υπηρεσιών, και Οικονομικούς Επιθεωρητές μετά από γνωμάτευση της αρμόδιας Υγειονομικής Επιτροπής, καθώς και άσκηση ενδίκων μέσων για τα θέματα αυτά.

ιη) Έγκριση μετακίνησης εκτός έδρας των Προϊσταμένων των ΔΟΥ και Κτηματικών Υπηρεσιών για εκτέλεση υπηρεσίας στο εσωτερικό.

ιθ) Ορισμός υπαλλήλου για τη θεώρηση του ετησίου κλεισίματος διαχειριστικών βιβλίων των υπολόγων, στην περίπτωση σύμπτωσης του υπολόγου και του Προϊσταμένου Υπηρεσίας του Υπουργείου Οικονομικών, στο ίδιο πρόσωπο (περ. β’ της παρ. 2 του άρθρου 58 του ν. 2362/95 -Α΄ 247)”.

κ) Ορισμός μελών Επιτροπής χορήγησης διευκολύνσεων τμηματικής καταβολής ληξιπροθέσμων οφειλών προς το Δημόσιο (άρθρο 14 παρ.1 περ. β΄ του Ν. 2648/98- 238 Α΄).